Маркетинговые коммуникации («promotion») являются последним традиционным «пи» в выставочном бизнесе, определяя диалог между выставочной компанией и потребителями ее выставочного продукта — экспонентами и посетителями.

Традиционно, комплекс маркетинговых коммуникаций включает в себя пять основных коммуникативных средств [1]:

Личные продажи — непосредственное взаимодействие с одним или несколькими потенциальными покупателями в целях организации презентаций, ответов на вопросы и получения заказов.

Прямой маркетинг — использование почты, телефона, телефакса, электронной почты и других неличных средств связи для прямого воздействия на действительных или потенциальных клиентов.

Реклама — любая оплачиваемая определенным субъектом форма неличных презентаций и продвижения идей, товаров или услуг.

Стимулирование сбыта — разнообразные краткосрочные поощрительные акции, направленные на побуждение потребителей к покупкам или апробированию товара или услуги.

Связи с общественностью и публикации в прессе — разнообразные программы, созданные для продвижения и/или защиты имиджа компании и ее товаров.

Информационная и интеллектуальная составляющая выставочного продукта очень велика, поэтому способ связи с внешним миром, механизмы представления выставочного продукта приобретают решающую роль, которая оценивается экспертами как еще одно специфическое «пи» — презентация/представление продукта («performance»).

CASE STUDY

Модель Expo Marketing Communications (EMC)

Ноу-хау компании «Старая Крепость», работающей на рынке выставочных услуг с 1993 года, является реализация модели «ExpoMarketingCommunications». Компания, специализирующаяся на оказании выставочных, маркетинговых и информационных услуг компаниям парфюмерно-косметического рынка России и зарубежных стран, создала эффективную современную систему маркетинговых коммуникаций, базирующуюся на достоверной информации о рынке. Сегодня элементами этой системы являются специализированные выставки, комплексные маркетинговые исследования парфюмерно-косметического рынка, профессиональные обучающие мероприятия, СМИ, Интернет-проекты.

Модель EMC позволяет, с одной стороны, дать гарантию получения клиентом комплексных возможностей по продвижению своей продукции и услуг (выход на российский рынок, продвижение бренда, продукта, расширение клиентской и партнерской базы, обучение), а с другой стороны — обеспечивает ЭкспоМедиаГруппу собственными средствами воздействия на целевую аудиторию.

Прообраз бизнес-модели ЕМС был реализован еще в 1994 году, когда параллельно с выставкой InterCHARM была проведена конференция по маркетингу для салонов красоты «Великолепный бизнес». Организаторы выставки InterCHARM провели исследование и сегментировали рынок парфюмерии и косметики, проанализировали существующие методы и средства воздействия на целевую аудиторию. В ходе проведенного анализа «Старая Крепость» пришла к выводу, что на тот момент на рынке не было специализированных СМИ, предоставляющих полную профессиональную информацию для аудитории. Поэтому было принято решение о создании собственных специализированных СМИ, четко соответствующих каждому сегменту специалистов индустрии красоты. Так была учреждена издательская группа «Космопресс», специализирующаяся на выпуске профессиональных изданий для специалистов индустрии красоты.

Первым проектом стал выпуск русского издания журнала Les Nouvelles Esthetiques — ведущего международного журнала для профессионалов в области косметологии и прикладной эстетики. Вскоре увидели свет журналы «Новости в мире косметики» и «Cosmopress Newsletter», целью которых стало формирование позитивного общественного мнения о парфюмерно-косметическом рынке в России, а затем и журнал «Ногтевой Сервис» (журнал-учебник для мастеров маникюра и педикюра, специалистов по наращиванию и моделированию ногтей), а также журнал «YOU Professional» (журнал о моде в парикмахерском деле). За ними последовали журналы для эстетических хирургов и дерматокосметологов «Эстетическая Медицина» и о маркетинге парфюмерно-косметической продукции «Косметический рынок сегодня». Так в ЭкспоМедиаГруппе появились профессиональные специализированные издания для каждого сегмента индустрии красоты.

Благодаря размещению рекламы выставки InterCHARM в собственных медийных ресурсах компании удается сокращать бюджет на продвижение проекта примерно на 30 000 — 35 000$ в год (это без учета эффекта интегрированного воздействия на целевую аудиторию и не учитывая PR публикаций о выставке).

Более того, данные издания сами начали организовывать обучающие мероприятия для специалистов конкретного сегмента. Эти мероприятия (конгрессы, симпозиумы, конференции, форумы) стали традиционным наполнением параллельной программы выставки InterCHARM.

Так, вместо размещения рекламы в «чужих» медийных носителях, «Старая Крепость» создала свои собственные, а консалтинговые услуги, программа делового туризма Beauty Business Program, программа по привлечению целевой аудитории Visitor Promotion обеспечили участникам наиболее полную, интегрированную возможность работы с целевой аудиторией.

Источник: ЭкспоМедиаГруппа «Старая Крепость», г. Москва

Разработка эффективной программы коммуникаций выставки включает в себя несколько этапов:

• определение целевой аудитории;

• формулирование коммуникативных целей;

• создание обращения;

• выбор каналов коммуникации;

• определение общего, выделяемого на осуществление коммуникаций бюджета;

• принятие решения о коммуникациях-микс;

• оценка результатов коммуникаций;

• управление процессом интегрированных маркетинговых коммуникаций.

На различных этапах жизненного цикла выставки применяют различные средства продвижения. На этапе внедрения эффективны реклама и паблисити, за которыми следуют личные продажи, позволяющие расширить охват рынка, а затем стимулирование сбыта. На этапе роста использование инструментов продвижения замедляется, т. к. начинается стихийное распространение информации о товаре (этот пункт в анкете об источниках информации о выставке называется «профессиональные каналы», и именно он дает до 60 % экспонентов и посетителей). На этапе зрелости уменьшается доля средств, выделяемых на рекламу, особое значение приобретает стимулирование сбыта и личные продажи. По мере роста дифференцирования выставочного продукта относительно других конкурирующих товаров, доля средств, выделяемых на рекламу, опять увеличивается. При необходимости получения краткосрочных результатов акцент опять переносится с рекламы на другие средства продвижения. На этапе спада используются по преимуществу мероприятия по стимулированию сбыта, воздействие рекламы и паблисити снижается.

Экспоненты делят процесс принятия решений по участию в выставке на три фазы, которые соответствуют разным стадиям готовности к покупке:

• информационная фаза (соответствует стадии осведомленности и восприятия);

• фаза оценки (соответствует стадии убежденности);

• фаза решения (соответствует стадии заказа и повторного заказа).

Ф. Котлер приводит схему, убедительно демонстрирующую эффективность затрат разных орудий продвижения на разных стадиях готовности клиента к покупке. Она в полной мере применима к выставочному продукту (см. Рис. 7.1).

Соответственно, в информационной фазе самым важным моментом является распространение информации о мероприятии: лучшим способом рекламы на этой стадии является прямая рассылка. Чем ближе время принятия решений, тем чаще должны применяться другие инструменты привлечения и быть более интерактивными. Соответственно, в ходе процесса привлечения клиента использование стандартизированных инструментов будет уменьшаться и будет увеличиваться роль личностного воздействия.

Инструментарий коммуникативных каналов выставки меняется также в зависимости от интенсивности взаимодействия с потенциальным клиентом и степени, до которой стандартизируется коммуникация с клиентом. Ниже приводим широкий спектр инструментов коммуникации, используемых выставочными менеджерами (см. Рис. 7.2).

Как видим, наиболее эффективными являются те инструменты продвижения, которые отвечают индивидуальным запросам экспонентов, а также содержат механизм обратной связи.

Коммуникации лицом к лицу (менеджмент ключевых клиентов, личные отношения, индивидуальные коммерческие предложения и т. п.) дают больше шансов на успех, но и занимают больше времени и средств.

Для эффективности маркетинговых инструментов критически важна сегментация существующих и потенциальных экспонентов. Как считают специалисты, «классическое правило «20–80» (20 % ведущих клиентов отвечают за 80 % продаж и/или доходов) нельзя считать справедливым для всей выставочной индустрии» [4]. Однако верно, что сравнительно небольшая группа экспонентов (лидеры рынка и отрасли) имеет наибольшую важность Для успеха любой выставки.

Как следствие, руководство каждой выставочной компании должно давать обслуживанию своих ключевых клиентов высший приоритет.

При сегментации потенциальных экспонентов необходимо проанализировать общие данные о компании, а также информацию по ее участию в других выставках, ассортименту, внешнеторговой активности, марочному потенциалу. На основе анализа этих данных можно сегментировать потенциальных экспонентов (например, на группы А, В и С) для рационального использования инструментария по их привлечению. Например, немецкие консультанты по выставочному менеджменту предлагают следующие стратегии привлечения экспонентов с учетом сегментации:

Маркетинговый план любой выставочной организации включает в себя программу коммуникаций, направленную также на привлечение посетителей, которых в специальной литературе очень точно назвали «забытым элементом маркетинга» из-за того, что часто они остаются на периферии.

Квалифицированная структура посетителей — решающее условие успеха выставки. Нужно уделить посетителю максимум внимания, особенно учитывая общую тенденцию к снижению количества посетителей, большое число современных выставок и поток информации по новым СМИ. Персональные приглашения и реклама через сайты экспонентов, тщательная работа организаторов с адресными базами данных и их постоянное обновление, использование возможностей электронной почты, а также традиционные инструменты привлечения посетителей, такие как реклама в отраслевой прессе, постеры, буклеты, флаеры, приглашения по телефону, теле- и радиореклама, пресс-релизы, пресс-конференции, — вот неполный перечень инструментов, о которых необходимо помнить при составлении программы коммуникаций, направленной на посетителя.

Современные посетители проводят на выставках все меньше времени — по статистике, в среднем около 1,2 дня. Более 70 % посетителей выставок тщательно готовятся к визиту заранее. В этой связи выставочным компаниям необходимо предоставлять все больше информации и различного рода услуг для максимального повышения эффективности посещения выставки посетителями.

Он-лайн каталог, он-лайн регистрация, виртуальный выставочный планер, количественный и качественный обзор экспонентов, продажа билетов через Интернет, постоянный доступ к подробной программе выставки, подробный план выставки с интерактивными возможностями, интеллектуальные системы навигации и информации на выставочной площадке — это инструменты, которые сегодня наверняка войдут в программу коммуникаций выставочной организации для посетителя.

Как прогнозируют специалисты, привлечение посетителей на обычную торговую выставку будет все более сложным — из-за все более короткого цикла обновления услуг и товаров, растущей популярности Интернета и быстрорастущей интернационализации деловой жизни.

Ответом на эти вызовы должна стать высокая добавленная стоимость выставочного продукта для посетителя. Выставочные компании должны создать ориентированные на посетителей индивидуализированные пакеты и программы услуг, уделять внимание инфраструктуре выставки, повышать качество собственных услуг, а также услуг своих поставщиков.

CASE STUDY.

Байерские программы. Matchmaking

Байерские и Matchmaking-программы как бизнес-услуга и один из подходов к развитию выставочной инфраструктуры хорошо известны западным специалистам и достаточно новы для России. Однако эксперты подтверждают тот факт, что ни одно другое средство коммуникации, будь то Интернет или СМИ, не обеспечит 70–80 % эффективность контакта с целевой аудиторией, как это гарантируют байерские и Matchmaking-программы.

В России подобные программы недостаточно развиты еще и потому, что связаны с достаточно серьезными вложениями в логистику взаимоотношений с байерами на фоне тысячекилометровой географии России и различным уровнем социально-экономического развития регионов. Тем не менее развитие этой бизнес-услуги в России подтверждает общую тенденцию развития выставочной инфраструктуры по пути интенсивного развития и углубления специализации и качества продукта, предлагаемого организаторами выставочных Ь2Ь проектов.

Для реализации одной из основных функций выставки — сбытовой, экспоненту нужен бизнес-посетитель для проведения коммерческих переговоров с целью прямых продаж — дистрибьюция, предзаказы, оптовые закупки и т. п.

Опрос: сколько переговоров с целью продаж с посетителями выставки за все время ее проведения может провести сотрудник компании-экспонента на своем стенде? Среднестатистический пример: средняя продолжительность выставки — 4 дня, реальное рабочее время — 7 часов. На стенде единовременно, как правило, присутствует один топ-менеджер от компании. Средняя продолжительность предконтрактных переговоров — 1 час. Получаем за все время выставки — не более 30–35 встреч с нужными посетителями.

Экспонентам не нужны тысячи посетителей, заявленные в рекламной кампании выставки, для эффективного результата 100 ключевым экспонентам достаточно привести 200–300 нужных им посетителей-байеров.

Как привести «нужных» байеров? Ответ прост: лично «за руку». Байеры — особый сегмент посетителей, это зачастую владельцы, принимающие решения по развитию своего бизнеса, лидеры регионального рынка, амбициозные персоны, привыкшие к высокому уровню окружения и сервиса.

Поэтому тем, кто профессионально занимается байерскими программами, для качественной и полноценной работы с байерами важно:

• целенаправленно работать с игроками отраслевых региональных рынков с целью обеспечения для них прямой коммуникации «продавец — покупатель» во время выставки.

• иметь прямой и постоянный доступ к байерам непосредственно в регионах, представляющих интерес для экспонентов.

• отслеживать актуальную информацию о трендах развития региональных рынков, проблемах и интересах основных игроков этих рынков, т. е. общаясь с ними «на одном языке».

• профессионально и индивидуально, в формате «one-to-one contact» работать с каждым байером целевого рынка, равно как и с байерами смежных областей, региональными органами власти, которые сами зачастую выступают крупнейшими закупщиками на федерально-региональном уровне.

• на самой выставке байеры не должны затеряться в толпе, а иметь столь же высокий уровень сервиса и индивидуальный подход в виде т. н. Matchmaking — программ индивидуальных встреч с экспонентами.

В качестве примера успешной реализации Байерской программы можно привести совместный проект Фонда экономического сотрудничества и партнерства и компании «Спорт Коммьюникейшн Груп". Это Байерская программа международной выставки спортивных брендов ispo Россия 2006. Особенности выставки, а именно сильный западный бренд и большая доля иностранных экспонентов, позволили выйти на российский рынок многим иностранным производителям и предопределили необходимость «точечной» работы с посетителями выставки — региональными байерами из России, Украины и Казахстана.

За два месяца до выставки в 21 крупнейшем городе России, Казахстана и Украины представители организатора выставки совместно с экспертами и региональными представителями Фонда провели личные встречи с более чем 300 крупнейшими байерами — руководителями оптовых компаний и розничных сетей, магазинов, спорткомитетов, профессиональных клубов и союзов.

Результат превзошел все ожидания: при относительно небольшой для Москвы посещаемости выставки (6821 человек) по результатам опроса всех экспонентов, 90 % остались довольны количеством и качеством посетителей на их стендах непосредственно за счет тех бизнес-посетителей из регионов, которые стали участниками Байерской программы ispo. Обеспечив выставку лишь 4 % от всех посетителей, эта программа обеспечила экспонентов закупщиками практически всех региональных рынков. Таким образом, эффективность выставки для экспонента стала реально ощутимой и планируемой.

Источник: Фонд экономического сотрудничества и партнерства, г. Москва

Рассмотрим подробнее специфику каждого коммуникационного канала выставочной организации.

Личные продажи — самый эффективный и самый дорогой из инструментов маркетинга в выставочном бизнесе. Они обеспечивают личный контакт, культуру отношений и ответную реакцию. Фактически, прямые продажи можно назвать фокусной точкой маркетинга выставочной организации.

Маркетинговый канал, использующий этот способ маркетинга, называется «нулевым» каналом, так как контакт осуществляется непосредственно между производителем выставочного продукта (организатором) и его потребителем (экспонентом и посетителем).

Специалисты определяют несколько этапов продаж [6]:

• обзор перспектив — определение и оценка потенциальных покупателей с помощью сбора мнений, личных наблюдений и контактов, рекламы, прямой почты, телемаркетинга и других путей;

• предварительный подход — сбор дополнительных данных об организации — возможном клиенте, определении ее потребностей, планирование способа общения с потенциальным клиентом;

• презентация — установление раппорта с потенциальным клиентом, создание доверия, определение потребностей, изображение выгод на отдельных примерах, объяснение особенностей выставки и перевод каждой из них в выгоду для клиента;

• работа с возражениями — преодоление сопротивления предоставлением дополнительной информации и обращением к отдельным поводам для беспокойства;

• закрытие сделки — заключение сделки «просьбой сделать заказ»;

• завершение сделки — дальнейшее информирование клиента и подтверждение того, что клиент доволен; информирование покупателей о новых услугах и изменениях; работа с жалобами; продажа или перепродажа дополнительных услуг.

Основным полем работы менеджера по продажам являются предприятия отрасли. В практической работе различают производственные компании, предприятия-поставщики и инсталляторы продукции, предприятия торгово-розничной сети, сервисные компании, предприятия смежных отраслей и звеньев единой технологической цепочки.

В работе по агитации к участию в выставке менеджер использует несколько взаимно дополняющих методов: телемаркетинг, работу на конкурентных и смежных выставках (в России и за рубежом), презентации/переговоры на территории клиента, презентации/переговоры в офисе выставочной компании.

В работе с клиентами большую роль играет структура и уровень исполнения презентационных материалов выставки, правильно выбранный уровень полномочий адресата и профессиональные качества менеджеров по продажам. Менеджеры используют в работе информационные и рекламные материалы выставки, отчетные материалы предыдущего проекта, фотоматериалы выставки (презентационный фотоальбом), дайджесты прессы и другие материалы.

Чрезвычайно велико значение личностного фактора при персональных продажах выставочных площадей, так как продается «виртуальный» продукт. Поэтому важную роль играет информированность менеджера об общем ходе подготовки проекта и работе выставочной компании в целом, а также определенный психологический тренинг, владение основами техники продаж (общетеоретическими и психологическими).

Профессионализм менеджеров по продажам — залог финансового успеха выставочной компании, поэтому выставочные компании постоянно должны повышать их квалификацию. Рекомендуется участие команды менеджеров в корпоративных семинарах по технике продаж, которые проводят консалтинговые агентства, а также регулярные собрания выставочных отделов с привлечением рекламной службы, пресс-центра и других подразделений, презентации новых выставочных проектов внутри компании, публичные отчеты по прошедшим выставочным проектам, отчеты/презентации по итогам интересных служебных поездок.

CASE STUDY

Программа для корпоративных клиентов «PARTNER»

Работа с корпоративными клиентами предполагает два основных процесса:

1) привлечение новых клиентов (в последние годы конкуренция на российском потребительском рынке обострилась, и стоимость привлечения каждого нового клиента становится все более высокой);

2) управление отношениями с существующими клиентами (включая удержание их в числе клиентов компании), а главное — систематическое и планомерное расширение бизнеса с ними (организация эффективной работы, обеспечение дополнительного дохода через увеличение продаж товаров и услуг на одного клиента).

Остановимся на этом подробнее.

Итог отсутствия системного подхода ко второму процессу — масштабы сотрудничества с корпоративными клиентами значительно отстают от потенциально возможных, «передача» клиента от менеджера к менеджеру сопровождается потерями информации и ухудшением качества отношений, а уход из компании менеджеров, контактирующих с крупными организациями, оборачивается потерей стратегически важных клиентов и т. д. Минимизировать эти риски позволяет использование специальных моделей работы.

Примером такой модели может служить разработанная и внедренная ЭМГ «Старая Крепость» программа для корпоративных клиентов PARTNER, позволившая не только значительно улучшить собственные финансовые показатели, но и предложить партнерам новое качество сотрудничества.

Создание программы PARTNER преследовало следующие цели:

• улучшение отношений ЭМГ с существующими корпоративными клиентами;

• увеличение объема сделок (финансовых отношений) по совокупности всех проектов ЭМГ, а также стимулирование участия в максимальном количестве существующих проектов и активная поддержка новых;

• перераспределение клиентских бюджетов в пользу ЭМГ (по отношению к конкурирующим проектам других компаний).

Основным условием участия корпоративных клиентов в программе стало наличие финансовых отношений с ЭМГ «Старая Крепость» (была определена минимальная сумма этих «отношений», ограничений по количеству контактов и проектов не вводилось). В процессе анализа израсходованных в течение года средств на все проекты ЭМГ «Старая Крепость» клиентские организации делились на категории. Для каждой категории разрабатывалась система бонусов (определенный процент от суммы годового бюджета клиентской организации). Этот бонус начислялся в конце каждого года и мог быть использован в течение следующего года в проектах ЭМГ «Старая Крепосгь» (предпочтительно — в новых проектах или проектах, требующих стимулирования финансовых вложений). Список проектов, предлагаемых к покрытию бонусом, из года в год видоизменялся в интересах ЭМГ «Старая Крепость». Кроме собственно бонуса компаниям-партнерам предлагались дополнительные сервисы.

Перед запуском программы PARTNER было проведено маркетинговое исследование, которое позволило профилировать клиентские организации, оценить позиции ЭМГ «Старая Крепость», выявить явные и скрытые потребности клиента, оценить восприятие клиентами весомости получаемых им выгод от сотрудничества с компанией. Огромное значение имело создание базы данных, содержащей информацию о клиентских организациях. Это позволило вести систематическую работу по описанию клиентских организаций, делая ее легко доступной руководству компании и другим заинтересованным специалистам, анализировать степень удовлетворенности клиента сотрудничеством с компанией.

Функционирование программы PARTNER стало одним из важных аргументов при продаже товаров и услуг ЭМГ «Старая Крепость». На смену (а иногда и «в дополнение к») привычным скидкам пришли категории, бонусы, дополнительные сервисы, индивидуальные программы участия и т. д. Также это позволило кардинально повысить эффективность маркетинговых и рекламных затрат. Например, выделив перспективных клиентов для перехода в более высокую категорию, менеджеры предлагают им ориентированные именно на эту группу новые продукты и услуги, снизив при этом расходы на рекламу. А клиент, проанализировав преимущества перехода в высшую категорию (большая сумма бонуса, полнее пакет дополнительных сервисов), может оценить заботу о соблюдении своих интересов и приобрести действительно ценный товар.

Кроме того, наличие базы данных программы PARTNER позволило своевременно обслуживать значительные по размерам и разнообразные по запросам клиентские сегменты без значительного увеличения расходов (возможны как простые приемы — рассылка поздравительных открыток, информационно-рекламных буклетов, так и более сложные методы, основанные на анализе интересов клиента).

Для наглядности и понимания, как работает механизм начисления бонуса и как его можно это использовать для увеличения финансовых отношений с конкретным клиентом, приводим схему расчета бонуса.

PARTNER-Bonus рассчитывается по следующей схеме:

и т. д. (схему расчета определяет держатель клиентской программы).

Пример 1:

В 2005 г. фирма «Z» приняла участие в нескольких проектах ЭМГ «Старая Крепость» и оплатила их:

Фирме «Z» присваивается категория В и начисляется бонус размере 9 % — $ 2610. Имея в распоряжении программу PARTNER, можно работать с клиентом «Z» на предмет увеличения годовых финансовых отношений: согласно профилю клиента и наличию соответствующих проектов подбираются товары и услуги на сумму свыше $1000. Аргументами при продаже служат: 1) увеличение суммы бонуса (с 9 % до 10 %), 2) увеличение пакета дополнительных сервисов (можно сформулировать продажу так: «вы приобретаете отличный товар не за $1000, а за $610, поскольку сумма вашего бонуса увеличивается на $390, плюс получаете более полный пакет дополнительных сервисов… и т. п.).

Пример 2:

Отлично работает при маленьких оборотах с компанией. В 2005 г. фирма «Y» приняла участие в нескольких проектах ЭМГ «Старая Крепость» и оплатила их:

фирме «Y» не присваивается категория и не начисляется бонус. Имея в распоряжении программу PARTNER можно работать с клиентом «Y» на предмет увеличения годовых финансовых отношений: согласно профилю клиента и наличию соответствующих проектов подбираются товары и услуги на сумму свыше $200. Аргументами при продаже служат:

1) начисление бонуса (5 %),

2) наличие пакета дополнительных сервисов (можно сформулировать продажу так «вы получаете товар не за $200, а бесплатно, поскольку сумма начисляемого бонуса превышает стоимость приобретаемого товара(!), плюс вы получаете пакет дополнительных сервисов (!)…).

Наличие уникального продукта по управлению взаимоотношениями с клиентами (подобного программе PARTNER) — это большое преимущество компании перед конкурентами. Но эта модель CRM функционирует только в том случае, когда основным правилом каждого сотрудника компании является строгое соблюдение интересов клиента на всех этапах работы и содействие реальному укреплению его позиций на рынке.

Источник: ЭкспоМедиаГруппа «Старая Крепость», г. Москва

Спонсорство — «один из видов предпринимательской деятельности, основная цель которого заключается в действиях на благо как самого спонсора, так и обладателя помощи» [7].

В своей иерархии сфер деятельности, наиболее привлекательных для спонсорства, автор определения Сэм Блэк включил выставки в первую пятерку, и это не случайно. Выставки, сочетая в себе сбытовой, рекламный, PR и информационный инструментарий, имеют огромный спонсорский потенциал.

Важно изначально правильно сформулировать, какой спонсорский заряд содержит организуемое выставочное мероприятие и, соответственно, какой круг компаний может быть определен для поиска спонсоров. Для выставочного мероприятия перспективными объектами могут быть крупные предприятия отрасли, крупные представители оптово-розничных сетей, финансовые структуры, страховые компании, непрофильные компании, для которых интересна целевая аудитория выставки (по возрастному, профессиональному и другим признакам).

Чтобы представить себе мероприятие глазами спонсоров, нужно ответить для себя на главные вопросы:

• отвечает ли мероприятие их имиджу;

• какой общественный резонанс они получат;

• какой объем рекламы они получат во время и «вокруг» мероприятия;

• может ли название компании фигурировать в «титрах»;

• будут ли на мероприятии значимые для спонсоров VIP-персоны;

• будет ли там их целевая аудитория;

• стоит ли это мероприятие запрашиваемых денег.

Документы, которые отвечают на вышеуказанные вопросы, можно определить как спонсорский пакет. Спонсорский пакет содержит:

• развернутую информацию о мероприятии (выставка, деловая программа, специальные проекты);

• презентационные материалы проекта;

• развернутую информацию о рекламной кампании, государственной поддержке, др. сильных сторонах проекта;

• обоснование, почему это может быть интересно спонсору (маркетинговая информация, выгоды и пр.);

• объем рекламных услуг, получаемых спонсором в рамках спонсорской программы (расчетная таблица);

• развернутую информацию о компании-организаторе выставки.

При расчетах нужно учитывать старое правило спонсорства: инвестиции спонсора в само мероприятие должны быть примерно равны инвестициям в PR вокруг его участия этом мероприятии. Стоимость пакета должна быть адекватной решаемым задачам, но она не может быть низкой.

Обычно разрабатывается несколько видов спонсорских пакетов (различающихся по стоимости и, соответственно, по объему рекламно-информационных услуг): «генеральный спонсор», «официальный спонсор», «спонсор», «партнер» и др. На практике применяется также спонсорство отдельных мероприятий в рамках выставки (например, конференций, показов и прочих мероприятий), а также отдельных зон/разделов экспозиции.

FINE POINT

Расчетная спонсорская таблица[12]

Раздел 1. Участие в выставке/экспозиционной части

Эксклюзивный стенд (в зависимости от дизайна)

Право рекламировать себя в качестве спонсора

Регулярные трансляции по внутренней связи в павильоне

Предоставление входных билетов на выставку

Раздел 2. Реклама спонсора в ходе деловой программы выставки

Распространение рекламной продукции спонсора в ходе всех мероприятий выставки (VIP наборы, пресс-наборы)

Оформление конференц-зала рекламной продукцией спонсора (в течение N дней работы): щиты, плакаты, логотип за президиумом, размещение сувенирной продукции спонсора (флажки и др.), и т. д.

Выступление представителя во время докладов (доклад, приветственное слово и др.)

Размещение логотипа на беджах, регистрационных листах конференций и семинаров и др. формах и деловой полиграфии

Предоставление приглашений на все мероприятия

Раздел 3. Размещение рекламной продукции спонсора на площадке выставки

Размещение в павильоне перетяжек/щитов/плакатов/флагов спонсора

Размещение маленьких флажков с логотипом спонсора в пресс-центре, конференц-зале и т. д.

Раздача воздушных шаров с логотипом спонсора

Размещение больших шаров/рекламных конструкций с логотипом спонсора

Размещение логотипа спонсора на заднике сцены

Раздел 4. Участие спонсора в рекламной кампании в СМИ

Размещение логотипа спонсора на рекламных материалах в прессе (согласно медиа-плану)

Упоминание спонсора в информационных материалах в прессе, в пресс-релизах выставки (по согласованию)

Размещение материалов спонсора в спецвыпусках изданий (интервью с фотографией)

Упоминание спонсора в роликах-анонсах на радио

Упоминание в интервью с организаторами на радио

Указание в тематических радиопрограммах

Спонсирование тематических выпусков

Упоминание спонсора в интервью с организаторами на ТВ

Упоминание спонсора в тематических телевизионных передачах

Размещение логотипа спонсора в рекламных роликах на ТВ

Размещение рекламных материалов спонсора на сайте выставки (размещение баннера спонсора, кнопки-логотипа спонсора, гиперссылки в тексте)

Размещение логотипа спонсора на 1-й с. материалов, распространяемых по формальным информационным каналам

Участие представителя спонсора в пресс-конференциях

Распространение пресс-релизов спонсора на пресс-конференциях

Раздел 5. Размещение логотипа спонсора в Официальном каталоге выставки

Размещение логотипа на 1-й с. каталога

Выделение полноцветных полос/обложек каталога для рекламы спонсора

Размещение текстовой информации спонсора в каталоге

Раздел 6. Размещение рекламных материалов спонсора в электронных приложениях выставки

Рекламный видеоролик CD

Размещение информации о компании спонсора в информационном блоке диска

Размещение логотипа спонсора на обложке диска

Размещение логотипа спонсора на головном титре

Модульная реклама спонсора

Раздел 7. Размещение логотипа спонсора в наружной рекламе выставки

Размещение логотипа спонсора на перетяжках

Размещение логотипа спонсора на афишах-анонсах

Размещение логотипа спонсора на рекламных щитах

Размещение логотипа спонсора на рекламных щитах выставочного комплекса

Раздел 8. Размещение логотипа спонсора на сувенирной продукции выставки

Размещение логотипа спонсора на фирменных пакетах/папках/коробках

Размещение логотипа спонсора на фирменных календарях

Размещение логотипа спонсора на фирменных футболках и т. д.

Раздел 9. Размещение логотипа спонсора на полиграфической продукции выставки

Размещение логотипа спонсора на входных билетах

Размещение логотипа спонсора на пригласительных билетах (VIP)

Размещение логотипа спонсора на информационных листах

Размещение логотипа спонсора на программе выставки

Размещение логотипа спонсора на рекламных буклетах выставки

Раздел 10. Специальные проекты в пользу спонсора

Предоставление сценической площадки

Предоставление конференц-зала для проведения акций и презентаций

Организация шоу-программы спонсора на сцене

Организация Дня спонсора

Распространение флайерсов спонсора

Участие в процедуре официального открытия выставки

Розыгрыши входных билетов с учреждением приза спонсора

Раздел 11. Участие спонсора в Торжественном приеме выставки

Представление спонсора журналистам и гостям

Размещение логотипа на пригласительных билетах приема

Оформление зала рекламной продукцией спонсора (шары, флаги, плакаты)

Вручение гостям сувенирной продукции спонсора

Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва

Существуют также понятия «информационный спонсор»/«медиа-спонсор», которые продолжают линию поддержки отдельных программ в рамках выставки и фактически представляют собой рекламный бартер, сопровождающийся большой PR программой. СМИ могут выступать в качестве спонсора всей выставки либо ее отдельных мероприятий или специальных проектов. При разработке спонсорского пакета учитывают стандартные рекламные инструменты, которые может предложить выставка.

Поиск спонсора — задача непростая, но еще труднее сделать так, чтобы сотрудничество с ним крепло и расширялось год от года. Залогом успешного долгосрочного сотрудничества является грамотная работа со спонсорами по итогам выставочного мероприятия. По окончании мероприятия подготавливается пакет документов, которые свидетельствуют об успехе сотрудничества и о выгодах, полученных спонсором в ходе мероприятия:

• официальный отчет выставки;

• результаты социологических исследований;

• дайджест прессы;

• печатные, фото- и видеоматериалы с упоминанием и изображением спонсора;

• копии всех макетов, полиграфических рекламных материалов, постеров и др. рекламной продукции с изображением логотипа спонсора;

• предложение о сотрудничестве в следующем году.

Телемаркетинг плотно примыкает к прямым продажам, фактически являясь частью этого процесса. Телемаркетинг (обзвон по базам данных посредством специально нанятого персонала) эффективен в области привлечения новых клиентов, степень отклика в телемаркетинговых кампаниях в среднем в 2,5–4 раза выше, чем в случае с прямой почтовой рассылкой.

Расходы на телемаркетинг высоки — примерно между стоимостью целевого звонка о продаже и стоимостью одного почтового отправления. Поэтому нужно четко представлять, как его использовать, чтобы он оправдывал себя.

Решающими этапами разработки программы телемаркетинга являются:

• определение цели;

• привлечение квалифицированного персонала;

• подготовка списка (базы данных);

• составление сценария;

• выбор времени;

• контроллинг.

К традиционным технологиям продвижения выставочного проекта относится почтовая рассылка потенциальным участникам и посетителям выставки рекламно-информационных материалов выставки (первая волна), пригласительных билетов и программы мероприятий (вторая волна).

Реклама по почте является одним из самых эффективных каналов информирования о выставочном мероприятии (15–20 % посетителей и около 20 % экспонентов выставок узнают о них из почтовой рассылки). Ее преимущества:

• она выделяет определенные рынки или их сегменты;

• это один из самых экономичных способов обращаться к аудитории, потому что сообщение получают только те, кто потенциально может быть заинтересован;

• это более гибкая форма рекламы, когда правильно рассчитано время рассылки;

• реклама по почте «персонализирована»;

• она может ясно и без потерь передать сложное обращение;

• она борется за внимание получателя меньшим количеством рекламных сообщений в единицу времени, чем другие виды рекламы;

• она не ставит ограничений на создание альтернативных предложений, сдерживаясь лишь правилами почтового сообщения;

• она без задержки передает призыв к действию и позволяет немедленно получить ответ от читателей;

• она поддается учету: эффективность прямой почтовой кампании можно измерить и проверить каждый ее компонент.

Существует так называемое правило «40-40-20», которое гласит, что неуспех прямой почтовой кампании определяется тремя факторами, между которыми существует вышеназванная пропорция [8]:

40 % — Список: читатели — правильное определение аудитории или сегмента аудитории. Для составления собственного списка, рекомендуется использовать следующие каналы:

• старые записи о продажах;

• данные регистрации;

• повседневная деловая переписка;

• исследования и статистика;

• списки прошлых рассылок;

• списки участников конкурсов;

• рекомендации сотрудников и сотрудников других организаций;

• справочники;

• правительственные источники;

• списки в отраслевых журналах;

• списки, полученные по обмену от других организаций.

40 % — Предложение: услуги, условия, цена и идентификация — то, что выгодно отличает от других. Сегодня люди ждут специальных предложений и предлагаемых услуг. В маркетинговом послании должно быть реальное предложение чего-то ценного для аудитории. Сначала обращаются к основной группе покупателей, затем — к нечастым клиентам, и лишь затем — к вероятным.

20 % — Дизайн и креатив: отправление, включающее конверт, письмо, буклет, любые вложения, и механизм обратной связи. Здесь контролируются пять элементов: бланки, дизайн изобразительной части, формат, качество бумаги и класс почтового отправления. Поскольку все они равны по важности, применяя правило «40-40-20», мы получим, что каждый из этих элементов дает всего четыре процента общего успеха почтового отправления. Самой частой ошибкой маркетинга является переоценка творческой части, до 100 %. Это очень далеко от истинного положения дел.

FINE POINT

Рекомендации по разработке рекламного обращения для прямой рассылки

Конверт. Рисунок на конверте (хотя иногда достаточно обратного адреса) может привлечь внимание, а яркий конверт будет выделяться из вороха корреспонденции на столе у получателя. Внимание получателя привлекают и использованием высокого класса отправления.

Письмо/буклет. Там, где неуместно обращение, письмо начинается с заголовка. Письмо должно быть кратким — не более одной страницы, с небольшими абзацами. Заключительный абзац должен быть энергичным призывом к действию. Иллюстрации в письме часто улучшают восприятие. Буклет подробнее и более живо описывает услугу, используя яркие заглавия, цвет и рисунок. Письмо «говорит», а буклет «показывает».

"Подъемное письмо». Также известно как «письмо от редактора» или «почему бы нет». Это небольшое вложение заставляет читателя еще раз обдумать предложение, на которое он решил не отвечать. Идеальный инструмент узнать мнение бывших покупателей.

Механизм обратной связи. Его цель — упростить процедуру ответа. Хорошо продуманный, он просто и кратко формулирует предложение, определяет валюту платежа и обрисовывает гарантии.

При почтовой рассылке «первой волны» вложением в почтовое отправление могут быть рекламные буклеты выставки, информационные письма о выставке, заявочные материалы выставки. При почтовой рассылке «второй волны», ориентированной на посетителей, используются пригласительные билеты, рекламные листовки, флайерсы.

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

В прямой почте эффективность часто оценивается по степени отклика: количество заказов или ответов на рассылку. Стоимость кампании по рассылке оценивается путем перевода откликов в доход от продажи услуг. Существуют различные способы выхода из ситуации, когда уровня безубыточности достигнуть не удается:

• поднять стоимость участия, чтобы окупить интенсивный промоушн;

• снизить расходы на рассылку, чтобы отправлять больше писем;

• опробовать другие списки рассылки или другие их сегменты, чтобы повысить степень отклика;

• сделать предложение более привлекательным;

• улучшить творческую часть, чтобы поднять количество откликов.

Среди проверенных временем технологий увеличения эффективности прямой рассылки можно упомянуть также массовую подгонку текстов под личные интересы каждого клиента (группы клиентов), персонализацию обращения, убедительный дизайн обложки, легкость регистрации, контроль частоты отправлений (минимум 3 раза), правильный расчет времени отправления,

Кроме рассылки приглашений обычной почтой, необходимо сделать рассылку и по электронной почте. Существуют специальные программы автоматизированных рассылок и специальные агентства, которые предоставляют подобные услуги. Главное здесь — не переусердствовать, чтобы не попасть в спам-лист, а также не вызвать раздражения получателей письмом не по существу и не по адресу, и при этом перегруженном графикой.

В оповещении о выставке, особенно потенциальных экспонентов, используется также факсовая рассыпка. Эта недорогая услуга заказывается специализированным агентствам или осуществляется силами компании (на практике обычно комбинируют оба метода). В факсовой рассылке преимуществом является более выраженная обратная связь.

На государственные предприятия хорошее воздействие оказывает телетайпная рассылка (особенно правительственных телеграмм и официальных документов по выставке). Для доставки материалов клиентам VIP, спонсорам, гостям, приглашенным на официальные мероприятия выставки, используются курьерские службы.

Стимулирование сбыта, или «продвижение продаж», включает широкий спектр платной деятельности по продвижению, которую нельзя определить ни как рекламу, ни как личные продажи. В то время как реклама предлагает основание для покупки товара, стимулирование сбыта поощряет ее. Продвижение продаж предлагает посетителям и экспонентам «что-то еще», вместо использования существующего канала общения, — это создание своего собственного.

Десять лет назад соотношение рекламы и мероприятий по стимулированию сбыта составляло примерно 60:40. Сегодня во многих компаниях на стимулирование сбыта приходится 65–75 % рекламного бюджета. В течение последних двадцати лет доля затрат на стимулирование сбыта в общем объеме рекламных расходов постоянно увеличивается. Существуют следующие типичные способы стимулирования сбыта в выставочном бизнесе (направленные на посетителей и экспонентов):

Демонстрации — на родственной или конкурирующей выставке, предназначенные информировать покупателей о сущности мероприятия и уменьшить неопределенность, а также напомнить покупателям о рекламе или почтовых рассылках.

Промо-акции — специальные акции по раздаче пригласительных билетов либо недорогой сувенирной продукции, осуществляемые специализированными агентствами. Эффективный способ привлечения посетителей для выставок, открытых для публики. Решающее значение имеет при этом составление правильного плана-графика распространения продукции (определение мест концентрации сегментированной аудитории).

CASE STUDY

Промо-акции — действенный инструмент позиционирования выставки

Любая выставка — безусловно, событие на рынке. Но когда рынок перенасыщен информацией, потенциальный клиент (будь то экспонент или посетитель) перестает реагировать на выставку, он просто игнорирует ее, защищаясь.

Как достучаться до целевой аудитории, как сделать так, чтобы тебя заметили? Необходимо задействовать эмоции потребителя, тем самым протянув ниточки между ним и предстоящей выставкой. На выручку приходит event marketing как инструмент активизации целевой аудитории, создания резонанса и даже ажиотажа вокруг предстоящего мероприятия. PR-акции не просто фиксируют внимание клиента, но и позиционируют выставку.

Показательным примером стала акция, проведенная накануне специализированной выставки «Продлето-2005». Главной целью кампании было информирование широкой общественности, а также «отстройка» выставки от другой осенней агропромышленной выставки «Алтайская нива», которая более известна и также имеет раздел продовольствия.

Естественно, первая мысль (и не самая креативная), которая пришла в голову, — это воспользоваться «площадкой» сети продуктовых магазинов или крупным супермаркетам. Чтобы не раздавать бесполезной макулатуры в виде листовок, календариков и пр., но памятуя о том, что аудиторию нужно чем-то одарить, решили угостить их… яблоками — самым простым и популярным фруктом. Именно яблоко ярко выделялось на логотипе выставки.

На яблоко была наклеена очень простенькая наклейка — название выставки, время, место проведения. Цель была достигнута малыми средствами: стоимость яблока, печати наклейки и работы двух промоутеров (в супермаркете работать разрешили бесплатно ввиду креативности идеи) не идут ни в какое сравнение ни по эффективности, ни по затраченным средствам с другими традиционными промо-акциями. Стоит отметить, что примерно в это же время подобная акция проходила у компании AVON, которая «раздавала» антицеллюлитные апельсины, — это говорит о том, что идея витала в воздухе.

Впрочем, главный ее эффект состоит не в розданных яблоках и даже не в материалах, написанных об этом, а в том, что об этом говорят продавцы в супермаркете, об этом покупатели рассказывают своим знакомым, об этом спешит сообщить тебе друг, звоня на следующий день и взахлеб рассказывая о яблоках.

Источник: «Алтайская ярмарка», г. Барнаул

Купоны — дающие посетителям возможность зарегистрироваться на льготных основаниях, как любезность организатора выставки.

Сувениры — раздача недорогих подарков, призванных создать теплое чувство об организации и выставке, таких как календари, пресс-папье, коврики для компьютерных мышей, кофейные кружки, футболки, сумки, бейсболки, ручки и т. п.

Премии — назначение премий, чтобы поднять число удачных сделок.

Скидки — посетителям предлагаются скидки, чтобы повысить число регистрации; обычно предлагаются избирательно, членам, группам или в привязке к определенному сроку.

Дополнительные услуги — услуги, призванные сделать участие более привлекательным; например медицинская помощь на выставке, бесплатные входящие звонки, бесплатные перевозки, прокат машины, бесплатные семинары и другие услуги.

Развлечения — появление и выступления знаменитостей, чтобы привлечь посетителей.

Видеобуклеты — созданные для того, чтобы усилить эффект и сделать более яркими выгоды от участия.

Конкурсы — чтобы стимулировать продавцов, организаторов выставки, организации-посетителей или третью сторону, для увеличения количества дополнительных запросов или привлеченных участников.

Буклеты — созданные для преподнесения основных выгод от участия, но без упора на немедленное принятие решения.

Часть этих способов продвижения продаж (такие, как конкурсы, конгрессы, дополнительные услуги) в настоящее время переросли свою функцию «чего-то еще», став самостоятельной (иногда доминирующей или определяющей) частью выставочного продукта, значительно увеличивая его добавленную стоимость.

Разработка правильной маркетинговой стратегии имеет решающее значение, когда речь заходит о продажах иностранным экспонентам. Мир — слишком большое пространство, и, когда ограничены время и ресурсы, стратегия концентрации является самым результативным подходом для успешных продаж.

Представление о перспективных целевых рынках можно получить на основе анализа торговой статистики. Это данные о ценах, индексе средних цен, количестве, темпах роста, доле рынка и многих других показателях. Статистика помогает определить региональные рынки, содержащие большой объем экспортных продуктов, пригодных для выставки, высокие темпы экономического роста; благоприятные условия торговли и другие ключевые факторы, управляющие международной торговлей.

Для создания списков потенциальных клиентов используются международные отраслевые справочники и издания, а также Интернет. Продуктивный способ — войти в контакт с торговыми ассоциациями на целевых рынках, издателями иностранных отраслевых журналов, местными и иностранными правительственными учреждениями, которые контролируют торговлю в данном регионе, другими владельцами отраслевых баз данных.

Торговые ассоциации в зарубежных странах являются исключительно важными партнерами в продвижении мероприятия, если только они не связаны слишком тесно с прямо конкурирующими выставками. Обычно они могут предоставить списки членов и базы данных по отраслям, которые можно использовать в своих собственных базах данных. Издатели отраслевых журналов могут помочь, одолжив списки своих подписчиков, которые подходят под профиль выставки. Офисы содействия торговле также хотят и могут предоставить списки производителей товаров и услуг. Агентства, специализирующиеся на прямой рассылке, могут предоставить списки возможных иностранных экспонентов для целей прямого маркетинга.

В международном маркетинге выставки учитывается, что:

• доступность и качество списков очень различны, и, чтобы оценить их продуктивность, необходимо провести отсев;

• подход к вопросу языка, культуры и бизнеса различается между и даже внутри разных стран. Важно при составлении программы действий иметь возможность консультироваться с местным экспертом.

• местные законы и правила влияют на возможность предложений по прямой почте и применение рассылок. Некоторые страны так защищают своих производителей, что их вообще нельзя использовать для прямого маркетинга.

Как говорят многие организаторы выставок, лучший способ убедить иностранные компании стать экспонентами, это продемонстрировать, что выставка — это гораздо больше, чем простая сумма ее посетителей. Нужно показать, что выставка предлагает уникальную возможность развить отношения с производителями и дистрибьюторами, и что посетители — не единственный достижимый на выставке сегмент; другие экспоненты также являются потенциальными покупателями, агентами и партнерами в совместных предприятиях.

Как и с трудными отечественными клиентами, для закрытия продажи выставочной площади международной компании часто нужны дополнительные стимулы. Нужно дать им максимум информации, объяснить значение всех специальных услуг, доступных на выставке (центр международной торговли и комната отдыха, регистрация иностранных посетителей и служба размещения). Также необходимо обеспечить всю справочную информацию — о торговых ассоциациях, переводчиках, дистрибьюторах, торговых представителях, — чтобы клиенты чувствовали, что, прибыв в страну, они могут получить помощь по любому вопросу.

Кстати, опытные организаторы выставок едины во мнении, что основные материалы для маркетинга, ориентированные на иностранную аудиторию — письма, буклеты, фактический материал, проспекты и визитные карточки, — следует переводить на национальный язык, потому что перевод служит знаком профессиональной вежливости и уважения.

Особую группу, которую нужно учитывать при международном маркетинге, составляют иностранные посетители. Они — одни из наиболее мотивированных и квалифицированных покупателей, с которыми могут встретиться экспоненты. Иностранные посетители, решившиеся потратить время и деньги, путешествуя через несколько границ и часовых поясов, чтобы присутствовать на выставке, не сделали бы этого без серьезного покупательского интереса. Это подтверждается опросами, проводимыми после выставок для изучения характера спроса.

В случае работы с иностранными посетителями, как и с продажей выставочных площадей иностранным покупателям, подход «рынок за рынком» остается одним из самых популярных. Опытные международные продавцы знают, что представление о большом географическом регионе или политическом/экономическом союзе как едином рынке обманчиво, даже если их объединяет общий язык.

При разработке рекламной кампании лучшей стратегией, наверное, будет стратегия «доминирования в доминирующем СМИ». Создание переводной или двуязычной рекламы стоит дорого; поэтому обычно ищут журнал или журналы с наибольшей аудиторией. Необходимо убедиться, что журнал действительно отраслевой, искать возможность договориться о вкладыше или вклейке в международных изданиях, разместить местный контактный телефон для зарубежного читателя и, конечно, воспользоваться услугами уважаемой переводческой фирмы для перевода информации.

CASE STUDY

Международный маркетинг выставочного проекта: задачи и решения

Наиболее интересные и эффективные продукты компании разрабатывают тогда, когда предпринимают попытку максимально учесть потребности клиента, исходят из его нужд и существующих реалий. По такому пути пошел отдел международного маркетинга выставки «Интершарм», решая задачи привлечения максимального числа зарубежных экспонентов.

Удовлетворение потребности иностранных компаний в информации о рынке

Чтобы принять решение об участии в выставке, западной компании необходимо первоначально прийти к осознанию необходимости выхода на рынок России/СНГ/Восточной Европы. Для этого у ее руководителей и маркетологов должна быть под рукой не только полная палитра информации о парфюмерно-косметическом рынке региона как минимум за последние три года, но и сведения об аналогичном опыте других зарубежных компаний, инфраструктуре индустрии и перспективах развития в будущем каждого ее сектора.

Для удовлетворения потребностей в информации о российском рынке был создан англоязычный ежедневно обновляемый Интернет-ресурс www.cosmeticsinrussia.com, а затем и печатный дайджест под тем же названием, который распространяется на ведущих парфюмерно-косметических выставках за рубежом.

Международный PR

Не всегда ощущение необходимости географической экспансии назревает в компаниях изнутри. Их представители посещают в своих странах маркетинговые конференции, принимают участие в работе национальных ассоциаций, обращаются за консультацией к лидерам общественного мнения (экспертам), локальным исследовательским компаниям, специализированным СМИ.

Активное взаимодействие с национальными ассоциациями, предоставление для руководства и членов ассоциации статистических данных по развитию рынка, рассылка информационных бюллетеней с важной фактологической информацией, интервью с представителями иностранных компаний, успешно работающих на рынках России и стран СНГ, организация семинаров, выступление на конференциях — всю эту работу необходимо осуществлять регулярно и добросовестно, поддерживая постоянный контакт и диалог, демонстрируя при этом максимальную отзывчивость и компетентность.

Кроме того, чрезвычайно важны договоренности с зарубежными специализированными изданиями о публикации на регулярной основе на их страницах соответствующих материалов, посвященных российскому рынку, возможно даже в формате ведения рубрик — все это позволяет эффективно воздействовать на целевую аудиторию при помощи различных каналов коммуникации и порой оказывается более эффективным инструментом, чем простая оплата рекламных полос.

Лидеры общественного мнения/экспертное сообщество требуют более филигранного подхода. Прежде всего, необходимо правильно их идентифицировать, а затем, привлекая к участию в параллельных программах выставки, демонстрировать свои достижения.

Преодоление языковых и культурных барьеров

После того как отдел продаж связался с компанией и она стала экспонентом, необходимо сделать все возможное, чтобы языковой барьер, возникающие порой культурные барьеры и отсутствие знаний о сегодняшних реалиях жизни в России/СНГ не отразились негативным образом как на качестве деловых контактов, так и результатах участия в выставке для компании в целом.

Эффективным решением этой проблемы может стать публикация брошюры с предложениями иностранных компаний за месяц до начала выставки и рассылка по потенциальным российским клиентам с тем, чтобы они смогли заблаговременно спланировать посещение стенда. Кроме того, можно предложить зарубежному экспоненту за дополнительные средства организовать деловые встречи с заранее отобранными компаниями.

Вывод прост:

Перед тем как переходить к активным продажам площадей выставки за рубежом, сначала нужно создать в них необходимость.

Источник: ЭкспоМедиаГруппа «Старая Крепость», г. Москва

Реклама, определяемая как «любая оплаченная форма личного представления и продвижения идей или услуг» [9], многим менеджерам кажется дорогим средством маркетинга, но на самом деле — это один из самых экономичных способов разместить предложение перед максимальным количеством возможных покупателей. Реклама создает нужный настрой у вероятных экспонентов и посетителей, информируя о выставке и рождая интерес к ней. Кроме того, реклама помогает лучше позиционировать выставку перед посетителями прошлых выставок.

Типичные цели рекламы выставки включают:

• позиционирование выставки относительно ее конкурентов;

• углубление общей осведомленности о выставке;

• презентация новых свойств выставки, например семинаров;

• выход на новые рынки или географические зоны;

• усиление решительности прежних посетителей;

• разработка новых каналов продаж.

Экспертные оценки показали, что вложения в рекламу стоят в одном ряду с другими долгосрочными инвестициями, которые делает любая компания, — исследованиями, закупками нового оборудования или обучением персонала. Может пройти очень продолжительное время, пока результаты рекламной кампании станут видны.

Запуску рекламной кампании предшествует большая аналитическая работа, которая включает в себя:

• определение целей маркетинга, а именно обзор целей, установленных в маркетинговом плане, чтобы показать, как медиа-план будет поддерживать маркетинговый план;

• определение бюджета, включая предложенную стоимость размещения (соответственно рекламным площадям), производство рекламы и исследование;

• рекомендации по рекламе: краткий обзор кампании, включая творческую стратегию, исполнение (планы, сценарии и т. п.) и цели рекламы;

• рекомендации по использованию СМИ: подробности программы, включая охват и частоту для каждого вида СМИ, обоснование выбора каждого вида и медиа-план — схему последовательности операций, показывающую все случаи применения СМИ, время применения и связанные с этим расходы;

• определение плана оценки: краткое описание методов, применяемых для оценки эффективности рекламной кампании.

Одной из наиболее сложных задач для медиа-планера является сегментация аудитории, в основе которой лежат три тезиса [10]:

• рынок подразделяется на существенные подгруппы;

• эти подгруппы можно идентифицировать;

• их можно достигнуть с помощью специализированных масс-медиа.

В число характеристик, которые помогают определить тот или иной сегмент аудитории, подпадают: географические характеристики, демографические характеристики, психографические характеристики, социо-культурные характеристики. Анализ этих подгрупп дает возможность правильно выбрать тип носителей рекламы и всегда учитывается при составлении медиа-плана.

Рекламный бюджет выставки обычно рассчитывается, исходя из «процентов от продаж» (70 % рекламодателей); расходов конкурентов, охвата целевой аудитории или внутренней интуиции менеджмента. Объем рекламного бюджета резко колеблется от этапа жизненного цикла выставки (этап запуска, лидирующее положение на рынке, резкое изменение положения на рынке и другие факторы). Достаточно распространена среди выставочных компаний в России и стратегия — «все, что вы можете себе позволить» — то есть ситуация, когда на рекламу тратится ровно столько, сколько остается после удовлетворения всех прочих обязательных расходов.

Технология оценки рекламной кампании включает приходящие письма и комментарии, рекламные опросы, изучение аудитории, изучение осведомленности и воспоминаний (проверка прочности усвоения рекламного сообщения).

Целевые группы, а также интенсивность и направленность рекламных сообщений изменяются в течение жизненного цикла выставки, который, как правило, составляет 1 год, но может варьироваться в зависимости от характера и цикличности выставки.

Условно рекламную кампанию в СМИ можно разделить на четыре этапа:

Информативная реклама. Информативная реклама начинается за год до начала выставки и рассказывает об итогах предыдущей выставки и новшествах следующей, объясняет концепцию выставки и ее значение в общественно-экономической жизни города, региона или страны.

Задача информативной рекламы заключается в привлечении внимания представителей государственных структур, общественных организаций, руководителей крупнейших предприятий и отраслевых специалистов. Информативная реклама размещается в общероссийских массовых и специализированных изданиях.

Особенностью этого этапа является обширное поле для различных материалов информационного характера: интервью с ньюсмейкерами и субъектами рынка, аналитические статьи о тенденциях рынка, отчеты о проведенных на выставке маркетинговых исследованиях и другие материалы.

«Увещевательная» реклама. За полгода до начала выставки наступает время «увещевательной» рекламы, которая должна объяснить колеблющимся потенциальным участникам преимущества выставки перед другими мероприятиями.

«Увещевательная» реклама призвана привлечь экспонентов и создать предпосылки для посещения выставки у потенциальных потребителей: предприятий оптово-розничной торговли, торгово-закупочных организаций, населения. Для публикации «увещевательной» рекламы используются, в основном, специализированные СМИ.

Агрессивная или «зазывающая» реклама. На этом этапе рекламной кампании максимально используются возможности средств массовой информации для привлечения посетителей выставки: телевидение, радио и массовые газеты.

Поствыставочная реклама. Этот этап рекламой можно назвать с большой натяжкой, так как собственно рекламные модули в этот период уже не выходят. Выставка является очень мощным информационным поводом, привлекающим СМИ и способным вызвать общественный резонанс. Выставка и проходящие в ее рамках мероприятия деловой программы, премьеры и презентации провоцируют целый ряд публикаций.

Для наиболее плодотворного сотрудничества со СМИ рекламный отдел выставки должен составить список преимуществ, которые дает для масс-медиа участие в той или иной выставке.

В этот список можно включить следующие преимущества:

• PR, «отстройка» от конкурентов;

• возможность непосредственного общения с рекламодателями;

• расширение базы потенциальных рекламодателей;

• распространение (продажа изданий, подписка);

• обратная связь с читателями;

• маркетинговые исследования читательской аудитории;

• качественный информационный поток (новости отрасли, интервью с ньюсмейкерами и прочее) [11].

Существует несколько схем сотрудничества со средствами массовой информации:

• прямая продажа выставочных площадей — покупка рекламных площадей;

• бартерные отношения (обмен выставочной площади на рекламную);

• информационное партнерство/спонсорство;

• партнерство в организации экспозиции и мероприятий выставки.

Прямая покупка выставочных площадей очень редко используется в практике выставочных компаний. Чаще всего происходит так называемый бартер — организаторы предоставляют СМИ выставочный стенд и необходимое оборудование, а СМИ на эквивалентную сумму предоставляет рекламные площади.

Информационное партнерство/спонсорство — наиболее результативный для выставочных компаний вид сотрудничества со СМИ. Информационными спонсорами могут стать СМИ, имеющие обширную географию распространения, большой тираж и создающие наибольший общественный резонанс: центральные и специализированные газеты и журналы, информационные агентства, рейтинговые радиостанции, специализированные ТВ-программы.

В случае информационного спонсорства организатор выставки предлагает СМИ не только выставочную площадь, но и эффективный PR: статус информационного спонсора, размещение логотипа спонсора во всех рекламных материалах, публикации в СМИ и т. д.

Еще более высокий уровень взаимоотношений со СМИ — проведение совместных акций. В данном случае СМИ выступает в качестве соорганизатора отдельных составляющих выставки или мероприятий и заинтересовано в высоком уровне их организации. В связи с этим издание задействует все свои ресурсы для информационного освещения и продвижения выставки или мероприятия.

Разработка и исполнение разумной рекламной стратегии является важнейшей частью рекламы в СМИ. Люди активно сопротивляются любому рекламному сообщению, пытаясь укрыться от стресса информационных перегрузок. Согласно исследованиям, колоссальное количество менеджеров по закупкам, агентов, директоров заводов, руководителей производства и инженеров (92 % от общего количества опрошенных) признают, что загружены сегодня больше, чем 5 лет назад [12].

Кроме подбора подходящих носителей в различных категориях, хорошая рекламная стратегия должна установить правильный уровень насыщения и правильное время появления рекламных объявлений. Профессиональные медиа-планеры называют это охватом, частотой и планированием. Охват и частота используются в сочетании, чтобы анализировать и сравнивать различные планы использования СМИ при одном и том же бюджете. Детальная проработка средств распространения рекламы концентрируется в медиа-плане.

FINE POINT

Содержание медиа-плана

Медиа-план определяет:

Категории СМИ. На этом уровне проводится выбор конкретного средства массовой информации, например телевидения, радио, газет, журналов, рекламных щитов.

Рекламные носители. На этом этапе определяется конкретное внешнее окружение для будущей рекламы.

Вариант размещения рекламы. Под этим термином понимается подробное описание всех характеристик рекламного объявления, за исключением непосредственного текстового наполнения и художественного оформления будущей рекламы. Здесь, помимо выбора конкретного рекламного носителя, определяются такие характеристики рекламного объявления, как размеры, продолжительность, цвет, а также конкретное место размещения объявления.

Календарный план и интенсивность подачи рекламы. Определяется, какие именно варианты размещения рекламы в каких именно рекламных носителях будут задействованы в тот или иной момент времени. К числу основных вариантов относятся следующие:

• «залповая» реклама, за которой следуют периоды бездействия;

• постоянная рекламная кампания, в процессе которой рекламные объявления равномерно распределяются во времени;

• пульсирующая реклама, особенность которой состоит в том, что постоянная реклама сопровождается периодическими вспышками повышения рекламной активности.

Источник: [13]

При продвижении выставок применяют следующие основные стратегии [14]:

• «доминировать в доминирующих СМИ» — выбор одного журнала, главного для данной отрасли, и размещение в нем массированной рекламы. Кроме всего прочего, это позволяет выйти на большую часть отраслевого рынка.

• «ранняя загрузка» — размещение сообщения заранее для продвижения выставки, чтобы подготовить почву и оставить потенциальным посетителям время для принятия решения, принятия бюджета, раздачи полномочий и так далее.

• «ловить возможность» — использование преимущества от специальных предложений и скидок, предлагаемых избранным СМИ. Используя прессу, можно заниматься «перекрестным опылением», применяя прямую рассылку, в форме вкладок или используя список подписчиков.

CASE STUDY

Разработка рекламной кампании

Международный форум «Технологии безопасности» — выставка Ь2Ь, поэтому основу медиа-плана составляют специализированные СМИ по тематическим разделам экспозиций Форума.

Информационные спонсоры

При разработке медиа-плана 2006 г. основной упор был сделан на контентную работу с информационными спонсорами: телестудиями, ведущими отраслевыми порталами и специализированными СМИ. Кроме размещения рекламы и публикаций, в рамках сотрудничества с информационными спонсорами были реализованы совместные PR-акции. Среди них:

• интерактивная студия, организованная совместно с ИА «Росбалт» и Отраслевым порталом Sec.Ru. Студия работала все дни выставки. Журналисты ИА «Росбалт» интервьюировали представителей отраслевых министерств и ведомств, руководителей общественных объединений и крупных предприятий рынка безопасности, представителей иностранных делегаций. Интервью транслировались в режиме реального времени и доступны для просмотра в архиве видеорепортажей на www.tv.sec.ru.

• совместная акция Дирекции Форума «Технологии безопасности» и Отраслевой портал Sec.Ru «Каждому специалисту — бейдж на Форум «Технологии безопасности»». Акция проводилась в течение 3 месяцев с целью предоставления специалистам возможности бесплатно попасть на выставку и сократить процесс ожидания на стойке регистрации. За время проведения акции было выдано около 3700 билетов специалистам в области безопасности.

• выпуск пресс-бюллетеней. Во время работы Форума пресс-центром Форума совместно с Интернет-газетой ОХРАНА. ru было выпущено 12 пресс-бюллетеней, которые передавались в режиме он-лайн в информационные агентства, электронные и печатные СМИ, а также предоставлялись аккредитованным представителям СМИ. По итогам работы каждого дня сетевой журнал «Хранитель» выпускал печатный Вестник Форума «Технологии безопасности».

Печатные и Интернет-СМИ

В системе информационной поддержки Форума были задействованы 112 общероссийских и отраслевых СМИ. Из них — 5 центральных изданий, 27 отраслевых изданий по безопасности, а также ведущие издания по различным сегментам рынка. В рамках рекламной кампании в печати вышло около 50 информационных статей и анонсов, а также более 200 рекламных модулей.

Теле- и радиореклама

Предварительная рекламная кампания была проведена на «Радио России», а также на каналах «REN ТВ» и НТВ. В программе «Петровка, 38» (ТВЦ) прошла серия репортажей о ходе работы Форума. Более 20 информационных репортажей о мероприятиях Форума были размещены на таких теле- и радиоканалах, как: «Первый канал», «Россия», РБК, РТР-Петербург, ТВЦ, REN-ТВ, ТНТ, «Столица», РТВ-Подмосковье.

Сайт TBFORUM.RU

Весь период подготовки работал сайт Форума «Технологии безопасности». TBFORUM.RU по контенту и количеству посетителей не уступает многим отраслевым СМИ — в дни работы Форума было зафиксировано около 10000 ежедневных визитов. Сайт Форума содержит актуальную информацию о ходе подготовки к Форуму, а также новости компаний и обзоры рынка безопасности. Функционируют версии на английском, немецком, французском и китайском языках. На сайте реализованы интерактивные сервисы для участников Форума — опрос, форма добавления новостей, гиперссылки на сайты участников, регистрация специалистов и СМИ. Был реализован on-line планер, который дал возможность назначить встречу с участниками выставки заранее и провести максимальное количество переговоров и бизнес-встреч во время работы Форума. Баннеры и гиперссылки на сайт Форума размещены на всех отраслевых сайтах по безопасности, а также на сайтах компаний-участников Форума «Технологии безопасности».

Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва

Одной из составляющих успеха специализированных выставок является размещение рекламы и информации в отраслевых СМИ (информирование компаний-участников рынка и специализированных посетителей). Этот вид рекламоносителя, как никакой другой, позволяет максимально сузить спектр потребителей рекламы и направить рекламное сообщение непосредственно на целевую группу.

Из всех СМИ специализированные издания являются наиболее заинтересованными в сотрудничестве с выставочной компанией, так как многие из них только на выставке могут получить актуальную информацию о состоянии интересующей их отрасли. Кроме того, поскольку многие из специализированных изданий являются бесплатными, выставки для них занимают одно из главных мест распространения. И именно выставка позволяет таким изданиям выполнить свои обязательства перед рекламодателями.

С целью информирования широкой аудитории о выставке, привлечения к участию и посещению выставки специалистов из смежных отраслей, а также неспециализированных посетителей — потенциальных потребителей для повышения лояльности к представленным на выставке компаниям, в рекламной кампании необходимо задействовать и массовые общероссийские СМИ.

При формировании медиа-плана учитываются особенности различных категорий рекламоносителей: газет и журналов.

FINE POINT

Преимущества и недостатки различных категорий рекламоносителей

К преимуществам размещения рекламы в газетах относят: оперативность, возможность изложения подробностей, акцент на новизну, широкий охват аудитории. В связи с этим при различной степени интенсивности реклама в газетах может использоваться на различных этапах рекламной кампании. В зависимости от этапа меняется характер публикуемых материалов.

Газеты различаются по географии распространения (локальные, региональные, национальные, транснациональные), по читательской аудитории (популярные и специализированные), по информационному содержанию (информационные, рекламные), по тиражу (малотиражные и многотиражные), по периодичности (ежедневные и еженедельные), по способу распространения (по подписке, в розницу, бесплатно), по формату (полноформатный А2, малоформатный A3, специальный малый — близкий к A3). Все эти факторы учитываются при формировании медиа-плана выставки.

Преимуществом журнала является качество полиграфии. Особенно это относится к глянцевым журналам, в которых практически любые фотографии и рисунки воспроизводятся без искажений. Время жизни рекламы в журналах гораздо дольше, чем в газетах. Журналы читают месяцами, часто хранят годами. В журналах можно публиковать длинные и развернутые материалы, так как их читают, чтобы провести время, а не узнать новости.

В силу своих технических особенностей, журналы обладают широкими рекламными возможностями: раскладные страницы, вставки, страницы «под обрез» и другие. Рекламу в журналах целесообразно использовать для формирования устойчивого благоприятного имиджа выставочной компании и отдельно взятой выставки.

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

По своей возможности охвата массовой аудитории с телевидением не может сравниться ни одно СМИ. Телевидение — дорогостоящий рекламоноситель, а рекламный бюджет выставок несопоставим с рекламными бюджетами ТНП или, скажем, продуктов питания. Поэтому особое внимание уделяется выбору канала (учитывая его аудиторию и охват), времени выхода в эфир, жанру программ.

Для выхода на специализированную аудиторию при планировании рекламной кампании необходимо ориентироваться, прежде всего, на тематические программы. Тематические программы могут также выступить в качестве информационного спонсора и разместить ролики, репортажи и сюжеты бесплатно. Еще один вариант взаимодействия с телевидением на бесплатной основе — инициирование тематических сюжетов, а также участие в программах в качестве эксперта.

Наиболее популярными каналами в 2005 г. у московских выставочных компаний были НТВ (25 %), ТВЦ (17 %) (15 %), REN-TB (15 %) и ТВС (12 %), что, не в последнюю очередь, обусловлено специальными низкобюджетными пакетами предложений на вышеупомянутых каналах.

Трудно измерить реальное соотношение между мощью ТВ и увеличением продажи выставочных площадей. Однако магнетическая притягательность ТВ создает этому СМИ неоспоримые преимущества.

Радио является одним из самых результативных рекламоносителей для выставочных мероприятий в плане привлечения массовых посетителей. Так как, несмотря на охват достаточно узких категорий потенциальной аудитории (ни одна радиостанция FM-диапазона не охватывает более 2–3 % аудитории конкретного рынка), радио обеспечивает высокую степень воздействия на приверженцев той или иной радиостанции.

FINE POINT

Эффективный выставочный радиоролик

Реклама на радио информирует посетителя непосредственно перед выставкой. Поэтому выставочные ролики являются, как правило, исключительно информационными: что? где? когда? Повысить эффективность данных роликов можно привнесением интриги и игровых элементов.

При создании ролика надо учитывать хронометраж и помнить, что 30-секундный ролик способен вместить в себя всего 60 слов (63 слова — это уже неудержимый монотонный словесный поток, в котором сложно различить слова).

Радиореклама может быть по-разному представлена: прямая реклама (радиоролики в рекламном блоке), спонсорство программ и рубрик, выпусков новостей, прогноза погоды — тэг ведущего + ролик вне рекламного блока, являющийся по сути частью программы, розыгрыша и т. д. Также существуют различные способы презентации выставки в виде предоставления призов, кросс-промоушн (совместно с каким-то другим брендом — например, одним из участников выставки).

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

Среди явных преимуществ рекламы на радио можно выделить ее оперативность. При изготовлении радиоролика не нужно рисовать макеты, выводить пленки, делать раскадровки, проводить фотосессии и пр. Сроки позволяют «подключить» радиорекламу уже во время выставки для корректировки рекламной кампании.

Еще один явный плюс радиорекламы — ее относительная дешевизна. Пока радиореклама стоит гораздо дешевле производства видео и его размещения на ТВ, хотя адресность ее выше, что связано с широким спектром разноформатных радиостанций.

Технологии меняют лицо выставочной индустрии так же, как они изменяют коммуникации во всем мире. Организатор современной выставки имеет возможность свести вместе покупателя и продавца, используя доступные новые инструменты, и прежде всего — Интернет. Выставочная компания активно использует «всемирную паутину» в своей работе для поиска актуальной информации о рынке, предприятиях, государственных структурах; рекламы выставочной компании и выставок; паблик рилейшнз; маркетинговых исследований, переписки.

FINE POINT

Важнейшие каналы продвижения в Интернете

Основными каналами продвижения в Интернете являются:

• сайт/система сайтов: корпоративные, продуктовые, локальные, промо-сайты, собственные «отраслевые» ресурсы;

• доменные имена: корпоративные, продуктовые, по сферам деятельности;

• поисковые системы, рейтинги и каталоги;

• присутствие на внешних сайтах:

— отраслевые и специализированные ресурсы, торговые системы/Ь2Ь-площадки;

— профессиональные сообщества в сети;

— непрофильные сайты, посещаемые представителями целевой аудитории;

— тематические форумы/конференции;

— E-mail маркетинг;

— тематические рассылки;

— обмен ссылками, партнерские программы;

— отраслевые баннерные сети;

— Интернет-реклама: имиджевая реклама, стимулирование продаж, «раскрутка» ресурса и т. д.;

— PR в Интернете;

— специальные промо- и маркетинговые акции, спонсорство и т. д.;

• Интернет в офф-лайн коммуникациях компании.

Источник: [15]

Интернет — это самый динамичный канал коммуникации, предоставляющий большие возможности для развития бизнеса. Он является полноценной маркетинговой средой, в которой можно осуществлять новые бизнес-процессы, проводить исследования, решать задачи брендинга, то есть реализовывать любые маркетинговые задачи.

По данным Фонда общественного мнения, аудитория Интернета в первом квартале 2006 года составила 23,8 млн человек (из них 51 % — люди с высшим образованием). По прогнозам, к 2010 году Интернетом будут пользоваться около трети населения России [16].

Среди преимуществ Интернета для выставочного бизнеса можно выделить [17]:

• постоянное наличие информации;

• мультимедийность;

• интерактивность;

• оперативность;

• постоянный контроль эффективности;

• возможность точных фокусировок;

• возможность оперативного управления рекламой;

• возможность постоянной корректировки информационных и рекламных сообщений;

• гибкость сценариев коммуникации: возможность показа баннеров в определенной последовательности;

• более низкая стоимость контакта.

Поскольку выставка является услугой с высокой степенью вовлечения (перед принятием решения потенциальный экспонент должен проанализировать ряд ее параметров: специализацию выставки, сроки ее проведения, статус, уровень и количество участников, планировку павильона, стоимость стенда и т. д.), очень важным для выставочной компании является возможность размещения в Интернете максимально полной информации о выставке. Он-лайн услуги, предоставляемые выставочными компаниями, могут помочь экспонентам и посетителям подготовиться и использовать выставку более интенсивно, а также повысить эффективность поствыставочной работы.

Благодаря Интернету, потенциальные экспоненты и посетители могут получить информацию о выставке в любое время суток. Это особенно важно для иностранных пользователей, живущих в других временных поясах. С помощью специальных Интернет-сервисов посетители могут планировать свои визиты еще до выставки.

Он-лайн услуги также экономят клиентам время и деньги. Предварительная продажа билетов и бронирование мест в отелях через Интернет позволяют посетителям сосредоточиться на работе на выставке. Экспоненты получают свою выгоду от он-лайн бронирования стендов и он-лайн застройки. Размещенная на сайте информация о предыдущих выставках имеет положительное значение для прозрачности результатов выставки, таким образом поощряя заблаговременное планирование участия и определение уровня их успеха па выставке.

Интерактивность Интернета позволяет вовлечь потенциального экспонента в диалог путем участия в викторинах, подписки на новости, сбора мнений и предложений по организации выставки и ее мероприятий.

CASE STUDY

Создание интерактивной студии

Примером нестандартного использования возможностей Интернета может стать создание интерактивной студии на выставке, организованной дирекцией Форума «Технологии безопасности», ИА «Росбалт» и отраслевым порталом www.sec.ru.

Техническое оснащение студии достаточно доступно и включает в себя видеокамеру, систему видеотрансляции в Интернете, компьютер для контроля качества трансляции, осветительные приборы, микрофон. В течение всех дней работы выставки журналисты ИА «Росбалт» интервьюируют представителей отраслевых министерств и ведомств, руководителей общественных объединений и крупных предприятий рынка безопасности, представителей иностранных делегаций. Интервью в режиме реального времени транслируются на www.tv.sec.ru, В дальнейшем все интервью доступны для просмотра в архиве видеорепортажей на www.tv.sec.ru.

Организация студии позволяет активно задействовать Интернет с целью информирования о ходе работы выставки. Широкая общественность и СМИ получают оперативную информацию из уст ньюсмейкеров и специалистов в области безопасности. Отчеты о каждом интервью размещаются на сайте ИА «Росбалт» и распространяются по ленте агентства.

Так, в 2006 г. в дни работы студии и в течение шести месяцев после выставки видеоматериалы посмотрели около 3000 человек.

Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва

Возможности таргетинга в Интернете все время эволюционируют. Сейчас Интернет может представить самый эффективный (по возможности и стоимости) способ фокусированного воздействия на целевую аудиторию, причем фокусировка возможна как по индивидуальным (место проживания, профиль деятельности, социальное положение и т. д.), так и по поведенческим (время работы пользователя в Интернете, ввод определенных ключевых слов и пр.) характеристикам пользователя.

Возможность оперативного и детального анализа проводимых в Интернете рекламных мероприятий позволяет практически в реальном времени узнавать, какие рекламные носители лучше работают, какая информация наиболее интересна потенциальным экспонентам, и, в случае необходимости, оперативно корректировать рекламную кампанию. Такая возможность корректировки дает очевидный рост эффективности.

Сайт — база, центральный элемент, реализующий Интернет-стратегию выставочной компании. Остальные составляющие коммуникационного поля фирмы в Интернете так или иначе ведут на ее сайт, и если сайт плох, на общий успех рассчитывать не приходится.

Сайт выставки облегчает работу с клиентами, посетителями и СМИ. Исследования показывают, что 8 из 10 пользователей используют Интернет для изучения продуктов и услуг, чтобы затем приобрести их офф-лайн.

Как и любой другой сайт, сайт выставочной компании должен следовать правилу DIME [18]:

D (Dialog) — диалог

I (Interactive) — интерактивность

М (Mehrwert) — добавленная стоимость

Е (Einzigartigkeit) — уникальность.

FINE POINT

Разработка выставочного сайта

Перед созданием сайта необходимо четко определить цели и задачи, которые он должен решать, исследовать сайты конкурентов и наиболее посещаемых сайтов из других отраслей, выбрать доменное имя, продумать основные сервисы и услуги, разработать дизайн и подготовить контент.

Одним из главных условий эффективности сайта является грамотно выстроенный пользовательский интерфейс. Клиент, посетитель или журналист должен быстро и интуитивно найти интересующую его информацию. Специалисты практикуют так называемое правило «трех кликов» — когда посетитель сайта, вне зависимости от его объема, может за три щелчка кнопки мыши найти искомую информацию.

Контент — наиболее важная составляющая сайта. Посетитель в любой удобный для него момент может получить на сайте интересующую его информацию. Поэтому сайт должен стараться дать ответы на все возникающие у него вопросы:

• тематика выставки;

• условия участия в выставке;

• планировка выставочного павильона;

• список компаний, подавших заявку на участие;

• итоги предыдущих выставок;

• фоторепортаж предыдущих выставок;

• новости выставки.

Для того чтобы сайт был «живым» и посетитель вновь и вновь возвращался к нему, а не ограничился единичным посещением, необходимо:

• привлекать интерес (своевременно обновлять новости, проводить конкурсы, размещать купоны)

• быть интерактивными (он-лайн анкеты, подписка на новости)

• инициировать общение (гостевая книга, форум, чат)

• поощрять экспонентов присылать статьи и материалы

• размещать полезную информацию (курсы валют, прогноз погоды, калькулятор)

• предоставлять полезные ссылки.

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

В последнее время сайты выставок становятся все более сервисно-ориентированными. На сайте можно не только получить непосредственно связанные с выставкой услуги, но и дополнительные сервисы, например заказать билеты в театр, зарегистрироваться на конференции, провести экскурсию по городу, заказать номер в гостинице. Таким образом, сайт позволяет организаторам выставки расширить сферу своей компетенции и активизировать службу поддержки выставочных мероприятий. Это снижает стоимость каждого отдельного делового контакта и увеличивает добавленную стоимость выставочного продукта.

Для стимулирования он-лайновой регистрации используются расценки со скидкой, специальные бонусы, дополнительные услуги для зарегистрировавшихся он-лайн и пр.

Существуют различные концепции веб-сайтов: например, это может быть имиджевый сайт (Франкфуртская ярмарка) или максимально насыщенный информационно портал (Кёльнская ярмарка). Примеры интересных выставочных сайтов: www.intercharm.ru www.tfbforum.ru, www.expo.rsd.ru.

Можно выделить несколько разновидностей сайтов, применимых в работе выставочной компании.

Корпоративный сайт. Корпоративный сайт предполагает размещение в Интернете представительного виртуального офиса с общей информацией о выставочной компании и ее деятельности. Способствует созданию положительного имиджа компании, позиционированию и отстройке от конкурентов, поэтому при его создании имеют большое значение оригинальные идеи и прогрессивные технологии.

Промо-сайт. При создании промо-сайта, в отличие от корпоративного, акцент делается на какой-то конкретной выставке. Обычно промо-сайт является неотъемлемой частью рекламной кампании, являясь самостоятельным рекламоносителем и в то же время обеспечивая информационную поддержку офф-лайновым СМИ и другим рекламным средствам. Офф-лайновая реклама пробуждает интерес к выставке, а на сайте в полном объеме дается ее описание, условия участия и другая информация.

Оптимальным решением для выставочной компании является создание сайтов каждой отдельной выставки и объединения их в рамках корпоративного сайта выставочной компании. Пример — www.allexpo.ru или www.proexpo.ru.

Виртуальная выставка. Виртуальную выставку считают прямым конкурентом традиционной. Существуют даже прогнозы, что «скоро от 70 % до 80 % выставок станут виртуальными. Их можно будет посещать в Интернете» [19]. Виртуальные выставки позволяют посетителям общаться друг с другом и экспонентами; расширяют для экспонентов охват по времени и расстоянию; собирают маркетинговые данные высокого качества от экспонентов; обеспечивают простой и доступный механизм обратной связи; дают экспонентам запросы на дополнительную информацию по низкой цене; расширяют бренд реальной выставки.

Виртуальные выставки позволяют также привлечь больше посетителей к выставочным залам после предварительного знакомства по Сети и, следовательно, обеспечить спланированную программу дня на выставке, давая наиболее эффективную отдачу от времени, проведенного вне офиса.

Однако никакая виртуальная выставка не сможет заменить реального общения. В системе маркетинговых коммуникаций она может выступать как усилитель существующего мероприятия, добавляя реальную стоимость выставке «живой».

FINE POINT

Виртуальная выставка

Виртуальная выставка может включать:

• профили экспонентов;

• литературу и ссылки на информацию о продуктах;

• он-лайн программу выставки:

• выпуски новостей о выставке;

• фоторепортажи, аудиоклипы и видеоклипы;

• сообщения о ключевых и главных конференциях;

• чаты со спикерами;

• он-лайн исследования и голосования;

• дискуссионные группы:

• службу новостей;

• «витрины» электронной коммерции.

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

Создание виртуальных выставок может быть выгодным предприятием. Например, «Вирчуэл Бродкастинг Кампани» славится тем, что она создала и производит первую в истории виртуальную выставку, сайт INNOVATION, что дало более 1 млн долларов он-лайн прибыли и 65 % платных посетителей на сопутствующей «реальной» конференции [20].

Выставка он-лайн. Он-лайновая выставка — еще один способ представления выставки в Интернете, прочувствовать ее атмосферу. Такую технологию для тех, кто не может посетить выставку, применяла, например, выставка «Комдекс» (США). В России впервые этот способ был применен в 2001 г. на Международном форуме «Технологии безопасности».

CASE STUDY

Выставка он-лайн

Работу Международного форума «Технологии безопасности» в режиме реального времени можно наблюдать на центральном экране выставочного павильона, а также в Интернете. Трансляция ведется с 16 видеокамер, установленных в разных точках павильона. За время работы выставки он-лайн ее посещает несколько тысяч человек, в рамках этого проекта проходят конференции он-лайн, что привлекает дополнительное внимание участников Форума, аудитории Интернета, электронных и печатных СМИ.

Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва

Информационный портал. Участники рынка нуждаются в информации о развитии своего сегмента, и поэтому есть прецеденты трансформации выставочного сайта в информационный портал того или иного сектора экономики. Так, сеть организаторов выставок в Соединенных Штатах собрала все данные по своим экспонентам в так называемый «банк данных», доступ к которому является платной услугой [21].

CASE STUDY

Создание информационного портала

Что такое Интернет-сайт компании сегодня? Ответов, впрочем, как и задач, которые он призван решать, может быть множество — визитная карточка, средство коммуникации с клиентами, механизм для осуществления опросов общественного мнения, средство массовой информации, площадка для обмена мнениями посетителей, доска объявлений или платформа для ведения бизнеса операторов рынка.

Эволюция сайта www.intercharm.net с 1998 года прошла через все вышеперечисленные этапы. За последние 8 лет этот Интернет-ресурс превратился в незаменимый инструмент работы большинства компаний, работающих на парфюмерно-косметическом рынке постсоветского пространства. Так, за указанный период количество компаний на этом рынке, обладающих собственными Интернет-ресурсами, выросло в четыре раза.

В основном, выставочные организаторы используют сайт для облегчения работы с клиентами, размещая всю необходимую информацию о времени, месте проведения выставки, планах расположения компаний внутри павильонов, каталог участников, регистрационные формы для посещения параллельных мероприятий, фотографии и пресс-релизы для представителей СМИ. Иными словами — всю ту информацию, доводить которую до каждого конкретного клиента в индивидуальном порядке затруднительно, трудоемко и требует больших временных ресурсов.

Однако для того, чтобы потенциальный экспонент/посетитель очутился на сайте выставки, он должен о ней знать и осознать необходимость участия/посещения. Организаторы выставки «Интершарм» поставили перед собой задачу создать информационный ресурс, который будут посещать практически все профессионалы, так или иначе связанные с рынком парфюмерии и косметики. Подробные сведения о всех аспектах выставки были размещены на сайте, но основой, привлекающей специалистов на сайт, стала ежедневно обновляемая лента новостей о всех значимых событиях в мире парфюмерии и косметики, каталог новинок, справочная информация о юридических аспектах ведения бизнеса, разного рода маркетинговые исследования рынка, а также «горячая линия», работающая в формате вопрос — ответ.

Любой посетитель сайта сегодня может получить интересующую его информацию (кто является дистрибьютором того или иного бренда на территории России? Где можно пройти обучение на косметолога? и т. д.). На данный момент специалисты компании ежедневно отвечают более чем на 40 вопросов посетителей сайта.

Опыт ЭМГ «Старая Крепость» в области создания Интернет-портала, аккумулирующего максимальное количество ежедневно обновляемой информации по парфюмерно-косметическому рынку и планомерное его развитие, демонстрирует интересный результат. Более 60 % посетителей выставки, более 70 % участников конференций и семинаров, проходящих в рамках InterCHARM, узнают о мероприятии посредством www.intercharm.net.

Компании-клиенты также рассматривают ресурс как эффективную рекламную площадку для собственных товаров и услуг, что обеспечивает его экономическую целесообразность для компании-организатора.

Ресурс, который по сути начинался как обычный сайт выставки, превратился в эффективный рекламный носитель, информационный портал, который, посещают ежедневно более 5000 специалистов, работающих в индустрии красоты в России и СНГ.

Поэтому экспоненты и посетители получают информацию о выставке не тогда, когда они принимают решение зайти на ее сайт, а каждый день, так как это стало их повседневной необходимостью, а база данных, имеющаяся на сайте, стала неотъемлемой частью ведения бизнеса.

Итак, клиенты имеют доступ к маркетинговой информации, новостям, консультациям, площадке для обмена мнениями и установления деловых отношений (доска объявлений), решают кадровые вопросы (биржа труда), а сайт и выставка, стоящая за этим, могут рассчитывать на ежемесячную аудиторию в 100 000 специалистов.

Это еще одна яркая демонстрация тезиса о том, что в сфере business-to-business Интернет — наиболее эффективный и экономичный способ достижения целевой аудитории.

Источник: ЭкспоМедиаГруппа «Старая Крепость», г. Москва

Для привлечения целевых посетителей па сайт можно использовать все средства Интернет-маркетинга: e-mail, баннеры, каталоги, рейтинги, поисковые системы, доски объявлений, обмен кнопками и текстовыми ссылками, оптимизация сайта и другие.

E-mail маркетинг является одним из самых популярных средств Интернет-маркетинга и приносит, по разным оценкам, от 1 до 20 % откликов. Пользование электронной почтой — пожалуй, одна из главных причин подключения к Интернету. В качестве коммуникации e-mail стал таким же важным, как телефон, и это дает возможность использовать его в качестве инструмента маркетинга.

С помощью электронной почты происходит не только переписка с существующими клиентами, но также привлечение новых посетителей и оперативное извещение СМИ.

FINE POINT

E-mail маркетинг в работе выставочной компании

При работе со СМИ создается база данных электронных адресов изданий, а также информационных агентств, которых могла бы заинтересовать информация о проводимых выставках и новости выставочной компании. В поисках нужных СМИ прибегают к специальным каталогам, а также непосредственно к помощи Интернета, в частности — к поисковым системам и каталогам, в которых СМИ вынесены в отдельную рубрику и нередко классифицированы по тематике, географическому признаку и прочим характеристикам, а также к специализированным ресурсам: СМИ. ру (www.smi.ru), «Журнальный столик Internet» (press.net.ru), «Энциклопедия российской прессы» (www.mediaatlas.ru) и др.

Сейчас наравне с традиционными печатными СМИ существует ряд так называемых сетевых изданий, из которых некоторые по степени своей популярности и читаемости превосходят традиционные СМИ. Здесь можно отметить такие Интернет-газеты, как Lenta.ru, Дни. Ру, Страна. Ру, Газета. Ру и другие. Также в Интернете представлены практически все информационные агентства, информацию из которых черпают как традиционные, так и он-лайновые СМИ: Интерфакс, ПРАЙМ-ТАСС, ИТАР-ТАСС и другие издания.

Регулярно отправлять новости следует также и Интернет-ресурсам, схожим по тематике с выставкой. Несмотря на относительно небольшую посещаемость этих проектов, эффективность публикации информации на них велика из-за прямой направленности на целевую аудиторию.

Условия эффективного использования e-mail маркетинга:

• тщательное составление листа рассылки;

• возможность «отписки» от получения рассылки и изменения условий подписки пользователем;

• соблюдение регулярности (не слишком редко и не слишком часто);

• включение в рассылку только строго тематической информации.

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

Баннеры являются наиболее популярным средством рекламы в Интернете. С помощью баннерной сети можно задействовать десятки, а то и сотни сайтов с заданной тематикой, а мощные механизмы фокусировок позволяют сузить аудиторию для максимального рекламного воздействия. Фокусировки, как правило, осуществляются по географии, времени суток и дням недели, категориям сайтов и по конкретным сайтам — участникам Сети. По широте охвата ведущие Сети дадут фору самым посещаемым российским веб-ресурсам.

Эффективность баннерной рекламы не всегда исчисляется количеством переходов с сайта, где размещен баннер, на сайт рекламодателя. Нельзя не отметить важную роль, которую играет имиджевая составляющая баннерной рекламы, — по эффективности воздействия и широте охвата целевой аудитории ей нет равных. Даже если на баннер не «кликают», его замечают, читают и, как правило, запоминают.

Контекстная реклама — это вид рекламы в Интернете, когда рекламное сообщение близко к теме той страницы, где размещается. При этом может размещаться или баннер, или текстовое сообщение. Особенную популярность приобрела контекстная реклама в поисковых системах, когда рекламные объявления показываются в соответствии с поисковым запросом, заданным пользователем. Так же популярно размещение контекстной рекламы на информационных сайтах и в каталогах, когда реклама является частью содержания страницы. Контекстная реклама дает возможность показывать рекламу только нужным потенциальным клиентам.

Обмен баннерами и ссылками. Наличие гиперссылок — еще одна интересная особенность Интернет-пространства. Гиперссылки упрощают поиск информации в Сети и делают переход между страницами и веб-ресурсами более легким.

Размещение ссылок, ведущих на сайт, на других ресурсах — хороший способ расширения целевой аудитории и повышения позиции сайта в рейтингах. Для многих поисковых систем качество внешних ссылок является одним из наиболее важных факторов в определении позиции сайта.

По статистике, наибольший приток посещений сайта дают переходы из каталогов и поисковых систем. Регистрация сайта в основных поисковых системах и каталогах, таких как Яndeх, Rambler, Google, @Rus, List.ru и ряда других, позволяет резко увеличить его посещаемость.

Помимо регистрации сайта в поисковых системах и каталогах, необходимо также принимать участие в нескольких крупных Интернет-рейтингах, таких как Rambler's Тор 100, TopList и других. По сути, рейтинги сходны с каталогами, однако ссылки в их разделах отсортированы по количеству посетителей, обсчитанных счетчиками рейтингов, предварительно установленных на страницах сайта. Соответственно, чем выше посещаемость сайта, тем выше его позиция в рейтинге, что позволяет привлечь к нему дополнительный трафик.

Размещение информации на тематических порталах. В Интернете существует достаточно много ресурсов, которые предоставляют бесплатные возможности для продвижения. Заполнив форум регистрации, вы получаете возможность публикации новостей, статей и пресс-релизов.

Блоги, форумы, Интернет-конференции — популярные тематические дискуссионные группы. Они могут функционировать как библиотеки, комнаты для общения (чаты) в режиме реального времени и даже как классифицированные по темам каталоги рекламных объявлений. Некоторые выставочные компании создают свои форумы, в которых посетители могут обсудить вопросы, связанные с выставкой, а также актуальные проблемы рынка. Например, на сайте intercharm.ru активно функционируют он-лайн конференции и доска объявлений, которые постоянно используют в своей работе отраслевые специалисты.

Значительную роль в продвижении выставочного проекта играет комплекс наружной рекламы. Согласно выставочным опросам, наружная реклама является источником информации о предстоящей выставке для 20–30 % частных посетителей и 15–20 % посетителей-специалистов.

Использование ряда рекламоносителей наружной рекламы в кампании по продвижению выставки бывает затруднено по причине продолжительности срока аренды рекламных носителей. Обычно этот срок не может быть меньше месяца. Такие рекламные носители, как перетяжки, щиты, пилоны, панели-кронштейны, транзитную рекламу невыгодно арендовать на такой большой срок, так как выставка проходит обычно в течение недели. Тем не менее в выставочной деятельности практикуется их использование. Эпизодически используются и электронные табло, расположенные на оживленных магистралях города.

FINE POINT

Характеристика основных носителей наружной рекламы в выставочной практике

Перетяжки — на сегодняшний самое эффективное средство наружной рекламы для выставочного проекта в Москве. Срок аренды перетяжек — около 10 дней, срок изготовления — 3–4 дня. На перетяжке располагаются название, сроки и место проведения выставки, сайт (тел.), наименование компании-организатора и спонсоров.

Щиты начали активно использоваться в выставочной практике не так давно. Срок аренды — не менее 1 мес. При составлении рекламного обращения учитываются общие правила наружной рекламы: одна иллюстрация, не более семи слов текста, цвета основного спектра, эмоциональность и лаконичность рекламного текста.

Афиши — одно из недорогих и эффективных средств наружной рекламы мгновенного действия. Могут располагаться в местах досуга (парки, кинотеатры, театры, дворцы молодежи). Характер афиши предполагает обязательное наличие информации о выставке. Как правило, она оформляется в общем фирменном стиле выставки: цвета, логотип, слоган и изобразительный ряд.

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

Относительно новым и в то же время достаточно действенным рекламоносителем является общественный транспорт. Данный рекламоноситель рассчитан на широкую аудиторию и поэтому может быть наиболее эффективен для выставок определенной направленности (ТНП, ярмарки и т. д.), имеющих массового потребителя. Условно рекламу на транспорте разделяют на рекламу на наземном, подземном и воздушном транспорте.

FINE POINT

Реклама на транспорте

Реклама на транспорте — разновидность рекламы, предназначенной для людей, которые пользуются общественным транспортом. Различают три вида рекламы на транспорте:

• внутрисалонные рекламные планшеты, постеры в общественном транспорте;

• внутрисалонные мониторы;

• наружные рекламные планшеты, размещаемые на задней, передней частях, а также на боковых сторонах транспортных средств;

• станционные плакаты, размещаемые на станциях, остановках общественного транспорта и вокруг них.

Рекламу на наземном транспорте принято сравнивать с магистральными щитами. Машины наземного транспорта, будь то автобус, трамвай или троллейбус, можно представить как длинный горизонтальный щит, перемещающийся по многокилометровым маршрутам, охватывающим центр, торговые улицы, спальные районы. Попадая в поле зрения пешеходов, пассажиров, водителей, т. е. потенциальных адресатов, транспортная реклама действует в постоянно меняющейся обстановке. В ряду очевидных преимуществ рекламы на транспорте находится также ее ценовая доступность. С целью увеличения рекламной площади возможно использование не только бортовой поверхности, но и частичное задействование оконной площади. Для этого используются полупрозрачные элементы, которые практически не мешают обзору изнутри транспорта, но хорошо заметны снаружи.

Достаточно эффективна реклама в московском метро. Реклама в метро охватывает огромную аудиторию за максимально короткое время воздействия. Находясь в метро, пассажиры испытывают «информационный голод», и в течение всей поездки вынуждены изучать все объявления, которые их окружают. Только в Москве четверть часа — минимальное время пребывания под землей, а жители окраин (это 70 % москвичей!) ежедневно проводят в метро от 45 минут до двух с половиной часов. По данным TNS Gallup Media, более 5,2 млн москвичей (85 % пассажиров) хотя бы изредка обращают внимание на различные виды рекламы в метро, а около 2,9 млн человек (47 % пассажиров) обращают внимание на различные рекламные носители во время каждой поездки в метро. За год более 1,6 млн москвичей воспользовались номерами телефонов, размещенными в рекламе на этом виде транспорта.

Виды рекламы в метро:

• щиты вдоль эскалаторов на стенах вдоль станционных платформ;

• щиты в вестибюлях и переходах станций метро;

• реклама на световых информационных указателях;

• реклама в вагонах метро: стикеры на простенках, скосах, на дверях, на схеме метрополитена;

• рекламно-информационные установки у выходов со станций метро;

• стикеры на турникетах, дверях и во входной зоне вестибюлей станций метро;

• звуковая реклама в метро.

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

В широком смысле паблик рилейшнз (далее — PR) определяют как «планируемые и осуществляемые усилия, направленные на установление и поддержание доброжелательных отношений между организацией и ее общественностью» [23].

Среди целей PR, специфичных для выставочной организации, можно выделить следующие:

• создание индивидуального образа выставки, укрепление ее статуса как регулярного, значимого, профессионального выставочного мероприятия;

• укрепление статуса выставочной компании-организатора, ее коммерческого имиджа;

• усиление международного статуса выставки и компании-организатора;

• продвижение выставочной деятельности в целом как индустрии;

• укрепление доверия и доброжелательности между компанией и ее партнерами и конкурентами;

• формирование имиджа руководителя и топ-менеджеров компании как профессионалов выставочной деятельности и экспертов отрасли.

В отличие от маркетинга, PR больше сориентирован на долговременную коммуникацию; опирается на сумму техник, результат которых часто трудно количественно измерить; обращен на множественную аудиторию со специальными интересами; использует менее контролируемые коммуникации; действует в более широкой плоскости общественного мнения [24].

Под «общественностью» организатор выставки понимает широкий круг организаций и лиц — участников выставочного процесса, а именно: участников выставок (реальных и потенциальных); посетителей выставок (реальных и потенциальных); средства массовой информации; государственные, общественные; другие выставочные организации, владельцев выставочных комплексов; субъектов смежных рынков (выставочный сервис, реклама, конгрессная деятельность и др.).

В связи с вышеперечисленными адресатами деятельности в области PR (общественными и корпоративными группами), определяются следующие основные направления PR работы на выставочном поле:

• работа с профессиональными и общественными отраслевыми объединениями;

• государственная поддержка выставки;

• PR в СМИ;

• презентации и специальные проекты выставки;

• методическая деятельность;

• исследования и статистика;

• общественная деятельность, паблисити;

• международные связи;

• приемы, деловые встречи.

Реализация задач паблик рилейшнз имеет для выставочной компании приоритетное значение, так как она продает не продукцию, а услугу, поэтому вопрос доверия потенциальных потребителей к предлагаемым продуктам (выставкам) выступает на первый план.

Залогом доверия участников выставочного процесса к предлагаемым выставочным проектам является деловая репутация компании-организатора — «послужной список», качество предоставляемых услуг, профессиональная честность в отношении партнеров и конкурентов, доброжелательность и профессионализм персонала компании.

В рамках маркетингового анализа выставочного рынка были определены такие важнейшие участники выставочного процесса, как профессиональные и общественные отраслевые объединения. Это отраслевые союзы, ассоциации, профсоюзы, профессиональные гильдии. Вовлечение отраслевых ассоциаций в орбиту паблик рилейшнз мероприятия решает сразу несколько важнейших задач: придает мероприятию стабильность и значимость для отрасли; способствует информированности субъектов отраслевого рынка; способствует привлечению экспонентов выставки; способствует становлению выставочного мероприятия как площадки обмена мнениями по актуальным вопросам развития отрасли.

Работа с профессиональными и общественными отраслевыми объединениями ведется по нескольким направлениям:

• подписание циркулярных и индивидуальных писем о выставке членам объединений;

• участие в мероприятиях, организуемых ассоциацией/объединением (выступление с информацией о выставке, организация передвижного стенда выставки, распространение рекламной продукции);

• работа на сайте ассоциации/объединения (обмен баннерами, участие в новостийных разделах и др.);

• размещение информации и рекламы выставки в печатных изданиях ассоциации/ объединения, на других рекламных носителях;

• совместная организация мероприятий деловой программы;

• совместная организация профессиональных конкурсов, показов, других профессиональных мероприятий;

• совместная организация разделов выставки/собственно выставки.

CASE STUDY

Сотрудничество с отраслевыми ассоциациями

Компания MVK сотрудничает более чем с 20 ассоциациями. Каждый опыт имеет как положительные, так и отрицательные стороны.

Так, еще в 1995 году компания делала первые шаги по организации выставки «РОСУПАК». Выставка первая, упаковочная отрасль новая, но многообещающая. Для успешного старта необходима была поддержка профессионалов отрасли. Началось сотрудничество с одной из отраслевых ассоциаций, в тот момент только организовавшейся.

Буквально через несколько лет выставка по праву стала ведущей упаковочной выставкой страны. Большую роль в общем успехе, безусловно, сыграла и ассоциация. Основные задачи, которые выставочная компания ставила перед своим партнером: привлечение участников, организация конкурсов на выставке, организация конференций, семинаров, участие во всех международных аналогичных союзах с привлечением их на выставку, продвижение выставки как главного отраслевого события — были выполнены на 100 %. Сотрудничество строилось на финансовой заинтересованности ассоциации в росте выставки, она получала определенный процент от выручки по участию в выставке своих членов. При этом количество членов ассоциации также увеличивалось, так как они имели скидки на участие в главной выставке.

Однако не обошлось и без отрицательного опыта. В 1999 году КВЦ «Сокольники» как организатор выставки «РОСУПАК» становится членом СОРЕ (Международной конфедерации организаторов упаковочных выставок), а затем и World Packaging Organization, закрепляя статус выставки как ведущей выставки страны, а в рядах ассоциации начинаются разногласия. Бессменность руководителей, противостояние двух лидеров ассоциации, номинальное членство, отсутствие реальной отдачи — эти факторы отрицательно сказались на ее работе. В финансовых вопросах сотрудничества по организации выставки ассоциация все отчетливее позиционировала себя как частное предприятие.

Как результат, в 2003 году компания MVK прекращает сотрудничество с ассоциацией и продолжает самостоятельную работу над выставкой, а в 2005 году успешно меняет место проведения выставки и переезжает в «Крокус Экспо».

Конечно, данный разрыв не прошел бесследно. Работу над организацией конкурсов и конференций практически пришлось начинать заново, часто конкурируя с ассоциацией. Тем не менее этот опыт сделал кампанию сильнее, позволив сделать несколько существенных выводов.

При заключении договоров с некоммерческими партнерствами, ассоциациями, союзами, необходимо убедиться, что данные организации отражают корпоративные интересы, а не частные интересы ряда руководителей или компаний, или же, как это часто бывает, ушедших в отставку чиновников. Если менеджмент выставочной компании уверен в своих силах, нужно постараться организовать работу максимально самостоятельно, придав партнеру минимум функций по работе с потенциальными участниками выставки.

Источник: MVK, Москва

CASE STUDY

Создание отраслевой ассоциации

При создании компании «Спорт Коммьюникейшн Групп» ее учредителями была поставлена задача максимальной интеграции в отрасль (спортивная индустрия). Одним из инструментов подобной интеграции могло стать участие в отраслевых общественных объединениях. Предварительный анализ показал, что в начале 2000-х существовали только общественные объединения и союзы по видам спорта. Этот факт говорил о том, что игроки спортивной индустрии не позиционировали себя как самостоятельную отрасль промышленности с характерными ей особенностями технического регулирования, каналами дистрибьюции, инфраструктурой.

Заручившись поддержкой ключевых игроков рынка, компания «Спорт Коммьюникейшн Групп» выступила с инициативой создания Ассоциации предприятий спортивной индустрии России (АПСИ). Нейтралитет компании-инициатора вызывал доверие и с успехом объединил отраслевые компании. АПСИ быстро набрала силу, объединив более 60 крупных и средних компаний, и сегодня уже начала выполнять саморегулирующую функцию отрасли. В 2004 году АПСИ вступила во Всемирную Федерацию индустрии спортивных товаров, таким образом впервые представив российские компании на международном спортивном рынке.

«Спорт Коммьюникейшн Групп», принимая активное участие в развитии и продвижении Ассоциации предприятий спортивной индустрии, имеет в ее лице постоянную поддержку отрасли, партнера по организации мероприятий деловой программы на ispo Россия, контакты с ведущими предприятиями отрасли.

Источник: «Sport Communication Group», г. Москва

CASE STUDY

Создание некоммерческого партнерства

На сегодняшнем этапе развития менеджмент ВК «Красноярская ярмарка» четко понимает, что эффективная работа экспонентов на выставочных стендах напрямую зависит от количества и качества проводимых в рамках выставки профильных мероприятий и от того, как налажена программа работы с потенциальными посетителями-специалистами.

Одним из ключевых моментов в жизни выставочной компании «Красноярская ярмарка» стало создание в 2004 году некоммерческого партнерства «Сибирская ассоциация гостеприимства» (САГ), которое призвано объединить профессионалов, работающих в сфере обслуживания. Оно создано для координации взаимодействия с органами государственной власти по созданию условий для цивилизованного бизнеса в сфере гостеприимства, повышения квалификации руководителей и персонала этого сегмента рынка, организации и сопровождения образовательных программ различного уровня, в том числе и международных, продвижения компаний, товаров и услуг сферы гостеприимства, партнерского консалтинга, правовой поддержки и информационного обеспечения о новинках отрасли руководителей предприятий индустрии гостеприимства.

Так, на выставочных площадках «Красноярской ярмарки» совместно с САГ был организован первый в Сибири Чемпионат по хлебопечению «Пекарь Сибири», который прошел в рамках выставки «Продовольствие. Продмаш. Агро-2006». Целью мероприятия стало повышение престижа профессии пекаря, пропаганда лучших традиций и внедрение современных способов хлебопечения в Сибири, использование современных компонентов в сочетании со старинными рецептурами.

Впервые в 2006 году «Красноярская ярмарка» совместно с Сибирской ассоциацией гостеприимства провели Сибирский форум гостеприимства, в рамках которого прошел ряд выставок: «Ресторанный бизнес», «Гостиничный бизнес и сервис», «Индустрия питания и напитков», «Торговый бизнес», «Индустрия развлечений». Деловая программа конкурса включала в себя «круглый стол» «Проекты для ресторанного бизнеса» для владельцев и управляющих ресторанного бизнеса, мастер-классы для бариста, «Латте-art» — искусство рисования молоком на кофе, конкурс сушистов и другие мероприятия.

Источник: компания «Красноярская ярмарка», г. Красноярск

Успешная реализация крупномасштабных выставочных проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий организаторов, общественных структур, заинтересованных министерств и ведомств.

Во всем мире система государственной поддержки выставочной деятельности является одним из приоритетов государственной политики, реализуясь в нескольких направлениях:

• поддержка выставочного бизнеса как отрасли экономики;

• поддержка национальных производителей;

• поддержка отдельных выставок в стране и за ее пределами.

Определенная работа проводится в этом направлении и в России. Разработаны и приняты Концепция развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации, Закон г. Москвы о выставочной деятельности; на федеральном, московском, ведомственном уровнях работают комиссии и советы по выставочной деятельности. Меры государства, выставочного сообщества по координации выставочной деятельности в стране способствуют работе по развитию каждой отдельной выставки, так как привлекают внимание государственных деятелей, чиновников отдельных ведомств, широкой общественности к выставочной проблематике.

Как приложения к нормативно-правовым актам, следуют перечни выставок, которые представлены на организационную или финансовую поддержку исполнительных органов власти. Это используется организаторами выставок как мощный административный и финансовый ресурс.

Существует хорошо разработанный инструментарий работы с государственными структурами. Среди эффективных способов можно назвать следующие:

• подписание писем о поддержке выставки;

• выход распорядительных документов государственных законодательных и исполнительных структур;

• подписание официального приветствия участникам выставки;

• участие представителей государственных органов в работе Организационного комитета выставки;

• проведение совместных деловых мероприятий (конференций, семинаров, профессиональных мероприятий, PR акций);

• выездные совещания, коллегии, заседания государственных структур;

• конференции, семинары, «круглые столы»;

• профессиональные конкурсы;

• PR акции по «смежной» с тематикой выставки теме;

• участие руководителей государства, министерств и ведомств, субъектов РФ в официальной церемонии открытия выставки.

CASE STUDY

Профилирование целевой аудитории посетителей

Работа экспонентов на выставке напрямую зависит от того, как налажена программа работы с потенциальными посетителями-специалистами, от которых зависит принятие решений. Среди них — представители законодательных и исполнительных органов власти.

В 2006 году «Красноярская ярмарка» стала инициатором создания некоммерческого партнерства «Корпорация экономистов». Основной задачей этой корпорации является согласование интересов муниципальных образований с реальным сектором экономики, реализация кооперационных связей для оказания помощи в социально-экономическом развитии территорий. Переработчикам нужна сырьевая база, соответственно, задача корпорации — обеспечить партнерские связи со стороны заинтересованной территории. Деятельность корпорации напрямую связана с интересами администрации края через субсидирование процентных ставок по кредитам, выданным на развитие малого и среднего бизнеса. Кроме того, в задачи корпорации входит подготовка планов социально-экономического развития территорий.

«Корпорация экономистов» совместно с выставочной компанией «Красноярская ярмарка» провела ряд мероприятий в рамках плановых тематических выставок. Традиционными стали заседания Клуба оптимальных решений по актуальным вопросам каждой отрасли. В феврале на «Сибирском промышленном форуме» прошло первое его заседание на тему: «Логистические инструменты управления процессами развития территорий и организаций».

Содержательное вовлечение представителей государства в орбиту отраслевых выставок вносит серьезный вклад в профилирование целевой аудитории посетителей.

Источник: компания «Красноярская ярмарка», г. Красноярск

Одной из приоритетных целей общественной деятельности является лоббизм. Общественная активность организаций в области выставочной деятельности преследует ряд целей:

• консолидация усилий, направленных на укрепление значимости выставочной деятельности в экономике страны;

• создание правовых, экономических и организационных условий, оптимальных для деятельности организации;

• лоббирование интересов компании в государственных, профессиональных, общественных структурах;

• оказание влияния на лиц, принимающих решения в области выставочного бизнеса;

• укрепление имиджа компании, большая узнаваемость и престиж компании в деловом мире.

Российские специалисты перечисляют следующие варианты цивилизованного лоббизма: персональные контакты с представителями власти; участие в заседаниях и комиссиях парламента и министерств; работа в экспертных группах по подготовке проектов документов парламента и правительства; съезды и совещания предпринимателей с участием представителей власти; участие в общественных слушаниях законопроектов в парламенте, воздействие через СМИ; доклады, послания со стороны бизнеса к властным структурам; встречи с руководителями государства [25].

Соответственно целям общественной деятельности в выставочной сфере, можно выделить ряд ее направлений:

• участие в законотворческой и нормотворческой деятельности (в работе комиссий и советов по выставочно-ярмарочной деятельности федерального и регионального уровней, Российского Союза выставок и ярмарок, Гильдии выставочно-ярмарочных организаций МТПП и т. д.);

• участие в работе ведомственных комиссий и советов по выставочно-ярмарочной деятельности;

• участие в разработке программ и концепций развития, обычаев делового оборота в профессиональном выставочном сообществе;

• участие в работе международных выставочных организаций (Международная Ассоциация выставочной индустрии (UFI), Международной Ассоциации выставочного менеджмента (IAEM) и других);

• размещение в СМИ информационных и аналитических материалов, освещающих актуальные проблемы развития выставочно-ярмарочной деятельности, вопросы маркетинга, истории развития выставочного дела и прочие.

• организация/участие в мероприятиях (конкурсов, презентаций др.), значимых для представителей выставочного бизнеса в имиджевом плане.

Важную роль в направлении общественной деятельности, которое условно можно назвать «репутационный менеджмент», играет правильное позиционирование своей организации. Необходимо определить сильные стороны организации, уникальные черты и опираться на них в PR кампании. Важно также, чтобы полной и «правильной» информацией о компании владели сотрудники компании на всех уровнях.

К поддерживающим инструментам PR выставки можно отнести также презентации и специальные проекты выставки, создающее распределенное во времени «имиджевое» поле.

К таким мероприятиям относятся:

• презентации выставки в период ее подготовки;

• организация мобильных стендов, передвижных экспозиций, информационных табло выставки в профильных организациях и на выставочных и конгрессных мероприятиях;

• организация протяженных во времени информационных поводов (викторины и конкурсы в СМИ), тематические рубрики и колонки в СМИ и прочее;

• организация «поддерживающих» выставочных и смежных с ними мероприятий, которые работают на имидж компании-организатора в глазах субъектов рынка.

Методическая и научная деятельность выставочной организации имеет два вектора:

• деятельность, связанная с повышением профессиональной квалификации и паблисити;

• деятельность, связанная с исследованием отраслевых рынков конкретных выставок.

Методическая и научная деятельность в профессиональной сфере включает:

• участие в семинарах, организуемых международными выставочными объединениями и организациями, отдельными выставочными компаниями;

• организацию собственных семинаров, лекционных курсов по отдельным вопросам выставочного менеджмента. Эта деятельность прежде всего преследует цели паблисити, а также является эффективным механизмом повышения квалификации сотрудников.

• участие в учебном процессе, лекторскую деятельность, научную деятельность.

Развивающимся направлением в России является участие специалистов выставочной индустрии в процессе подготовки выставочных работников (лекции на курсах повышения квалификации, в учебных заведениях различных форм обучения). Это направление особенно актуально в связи с введением специальности «Выставочный менеджмент» как второго высшего образования. Развивается также научная деятельность, углубленное изучение вопросов выставочного маркетинга, истории выставочного дела, вопросов государственного регулирования, экономической эффективности, современных технологий организации и сопровождения выставочных проектов.

Другой сферой интересов выставочных компаний являются отраслевые рынки, и здесь на первый план выступает исследовательский аспект. Маркетинговые исследования, статистические данные по рынку позволяют разработать правильную стратегическую линию развития выставки, скорректировать ее дальнейшее развитие, а также использовать массивы информации, полученной в ходе исследований, в рекламной и PR кампаниях выставки.

Отдельным направлением являются социологические исследования, проводимые выставочными организациями в ходе выставок, которые включают исследования отраслевых рынков и сбор статистической информации.

Международные связи выставочной организации развиваются в нескольких направлениях:

• корпоративные связи (членство в международных союзах и организациях). Членство и сотрудничество с международными выставочными ассоциациями имеет большое значение для укрепления статуса выставочной организации, повышения информированности ее членов о международных стандартах выставочной практики, а также доверия иностранных участников к организуемому выставочному мероприятию;

• сотрудничество с зарубежными выставочными комплексами, выставочными компаниями, представительствами выставочных компаний в России, с зарубежными профессиональными ассоциациями, торгово-промышленными палатами, СМИ. Такое сотрудничество может быть плодотворным в отношении формирования коллективных экспозиций на выставке;

• работа на профильных выставках за рубежом (посещение в качестве делового посетителя/стенд на выставке).

Индустрия гостеприимства является неотъемлемой частью выставочного бизнеса, основанного на общении. В ежедневной практике используются:

• бизнес-ланчи и ужины с партнерами;

• фуршеты, протокольные мероприятия в рамках своих и дружественных выставок, других профессиональных мероприятий;

• корпоративные праздники (юбилеи компании, дни рождения первого лица, прочее).

Общение с потенциальными партнерами и клиентами происходит как у них на территории, так и в офисе выставочной организации. Важно, чтобы в офисе поддерживалась благоприятная «живая» выставочная атмосфера, свидетельствующая о профессионализме и динамике компании. Так как выставка — продукт виртуальный, то хорошее впечатление создают фотографии с выставок, рекламная и сувенирная продукция, используемая в оформлении интерьера офиса.

Отношения со средствами массовой информации являются самой важной составляющей выставочных PR. Через газеты, радио и телевидение устанавливаются контакты с широкими слоями общественности, а также формируется позитивный корпоративный образ выставочной компании, статус и имидж каждой отдельной выставки. В отличие от рекламы, PR — это более тонкий и чуткий инструмент, обладающий механизмом обратной связи (см. Табл. 7.4).

Для определения концепции PR кампании специалисты советуют ответить на ряд вопросов [26]:

• конкретные цели PR кампании (могут включать специфичные задачи повышения осведомленности о новом месте проведения выставки; необходимости одобрения переноса времени или места проведения выставки; увеличение числа участников в образовательной программе выставки; борьбу со слухами, распускаемыми конкурентами);

• средства и инструменты PR;

• сторонние организации;

• контактные лица;

• релизы, статьи, письма, речи, изобразительные материалы и прочие материалы;

• сроки и детальный план выполнения кампании;

• бюджет PR кампании (жалованье или гонорары, стоимость рисунков, печати, почтовых услуг, пересылки, телефонных разговоров, съемок, видеопродукции, сбор вырезок, путевые и представительские расходы, рассылки и подписки);

• методы контроллинга.

Для наиболее эффективного использования инструментов PR в выставочной компании обычно создается пресс-служба. Наиболее оптимальным является объединение пресс-службы с отделом рекламы, так как в выставочной компании грань между рекламой и PR очень зыбкая и лучших результатов можно достичь, только обладая полной информацией о взаимоотношениях со СМИ и имея возможность для маневра в ту или иную сторону.

Если пресс-служба и отдел рекламы являются самостоятельными подразделениями, отношения между ними должны централизованно координироваться.

В функции пресс-службы выставки входят:

• мониторинг и анализ информационного поля;

• контакт со средствами массовой информации;

• создание системы информационных поводов;

• распространение новостей, инициирующих статей, очерков и сообщений;

• подготовка, организация и размещение сюжетов и выступлений на ТВ и радио;

• паблисити;

• ответы на запросы прессы и предоставление информации;

• проведение PR акций;

• организация пресс-конференций;

• контроль над сообщениями печати, радио и телевидения и применение мер к исправлению ошибочных материалов;

• мониторинг СМИ и формирование дайджеста публикаций;

• анализ эффективности PR акций.

FINE POINT

Функции пресс-службы

Контакт со средствами массовой информации

Залогом эффективности деятельности пресс-службы является непрерывность ее работы. Установление доброжелательных, а по возможности, и дружественных связей с редакторами, журналистами, издателями, продюсерами передач, владельцами и менеджерами теле- и радиостанций — важнейшая функциональная обязанность пресс-секретаря.

Создание системы информационных поводов

Одним из важных направлений работы пресс-службы является публикация новостийной информации о деятельности выставочной компании, тем более что многие события, происходящие в процессе подготовки к выставке, являются общественно-значимыми и интересными той или иной аудитории. Новость обязательно должна содержать ответы на следующие вопросы: кто, где, когда, что сделал, как сделал, зачем сделал?

Распространение новостей, инициирующих статей, очерков и сообщений

Когда система информационных поводов разработана, необходимо выбрать каналы и способ распространения новостей.

В настоящее время наиболее эффективным и оперативным является распространение с помощью электронной почты. Еще одно его преимущество — возможность посылать индивидуальные письма на личный ящик редактора или журналиста.

Текущие новости необходимо рассылать регулярно постоянным информационным партнерам. Информацию о каких-либо специальных или очень важных событиях надо распространять среди информационных агентств и всех газет. Кроме того, пресс-служба должна максимально использовать ресурсы он-лайновых СМИ.

Для оперативной рассылки необходимо составить список получателей новостей, в котором должно быть указано издание, отдел и конкретный человек. Чем более конкретным будет адресат, тем больше шансов у письма не оказаться выброшенным в корзину сразу же по получению. Этот список должен постоянно обновляться.

Паблисити

В функции пресс-службы входит также и поддержание паблисити — распространение в СМИ информации о человеке — руководителе компании. Чтобы материал был опубликованным, он должно содержать фактор «новизны».

Ответы на запросы прессы и предоставление информации

Два важных условия, которые надо учитывать в отношениях с прессой: оперативность и точность. Если журналисту нужна дополнительная информация, если он задает вопрос по телефону, значит, ему необходим быстрый ответ. Если пресс-секретарь не может сразу предоставить информацию, он должен иметь в виду, что второй раз журналист может и не позвонить. Лучше всего передавать дополнительную информацию по электронной почте или по факсу, так как телефон не может гарантировать точности передачи.

Проведение PR акций

PR акции, наряду с рекламными кампаниями в средствах массовой информации, могут эффективно решать задачи по продвижению выставок. К ним относятся презентации, фестивали и показы мод, конференции и семинары, пресс-клубы.

Контроль над сообщениями печати, радио и телевидения, применение мер к исправлению ошибочных материалов

После проведения любого PR мероприятия, будь то рассылка новостей, PR акция или пресс-конференция, пресс-служба должна провести пресс-клиппинг — анализ вышедших в СМИ материалов. Для этого необходимо регулярно проводить мониторинг СМИ, а после пресс-конференций обзванивать журналистов по регистрационным листам.

В случае обнаружения неточной или ложной информации представитель пресс-службы должен попытаться получить объяснение этого. Однако какими бы ни были причины публикации, нужно помнить, что ссориться с журналистами нельзя. Пресс-секретарь должен найти конструктивное решение проблемы. Нередко случается так, что нелицеприятная статья становится началом продолжительного и продуктивного сотрудничества журналиста и выставочной компании.

Анализ эффективности PR акций

Пресс-служба должна внимательно следить за всем, что появляется в печати, особенно, если это прямо или косвенно затрагивает интересы выставочной компании. Параметры, по которым можно судить об эффективности деятельности пресс-службы, делятся на две группы:

1) Прямые — количество субъектов, отреагировавших на полученную информацию, количество персон, пришедших на организованное специально для них мероприятие, количество СМИ, разместивших полученную информацию или подготовивших материалы по итогам участия в специальном мероприятии, по объему и характеру вышедших материалов

2) Косвенные — процент участников целевой аудитории, изменивших свое отношение к выставке, процент участников целевой аудитории, принявших положительное решение об участии в выставке.

Первая группа показателей — собранные в отдельную папку вышедшие публикации позволяют хотя бы приблизительно оценить эффективность проведенных PR мероприятий. Конечно, количество газетных вырезок само по себе не может дать реальной картины результатов деятельности пресс-службы. Вырезки материалов прессы — лишь материальное свидетельство того, что появилось в печати, и хотя количество строк в статье что-то значит, необходимо проанализировать вырезки, приняв во внимание тип издания, его положение среди других, тираж, социальный состав читателей. Вовсе не очевидно, что все напечатанное: (а) прочитано; (б) понято; (в) воспринято благоприятно.

Вторая группа показателей вообще не поддается планированию и прогнозированию, поскольку мотивация к совершению того или иного действия, а тем более, изменение мнения по тому или иному поводу, являются результатом совокупности ряда факторов, где PR обеспечение выступает лишь в виде отдельной и не всегда доминирующей составной части.

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

Безусловно, в деле формирования общественного мнения рекордные усилия и финансовые вливания могут дать высокий, но разовый количественный результат, в то время как постоянство усилий, пусть и небольших, ведет к качественному долговременному эффекту.

Для выставочной компании пресс-конференция является одним из наиболее эффективных методов передачи прессе, а через нее — и широкой общественности, информации о выставке.

Исходя из практики, в процессе подготовки к выставке целесообразно проводить две пресс-конференции. Одну — за неделю до начала выставки, вторую — в день ее открытия. Первая пресс-конференция необходима для того, чтобы серией журналистских публикаций заранее привлечь внимание общественности к выставке. Вторая пресс-конференция подстегивает возникший интерес, создает необходимый информационный фон, способствует привлечению дополнительных посетителей. Кроме того, проведение второй пресс-конференции на территории выставки дополнительно привлекает внимание и к экспонентам.

К наиболее часто используемым вариантам пресс-конференций на выставке относятся: собственно пресс-конференция; пресс-конференция с фуршетом; брифинг.

FINE POINT

План подготовки пресс-конференции

План работы по подготовке пресс-конференции можно представить следующим образом:

Определение темы пресс-конференции и состава ее участников. Тема служит залогом эффективности пресс-конференции. Тема пресс-конференции может быть посвящена актуальной проблеме по тематике выставки, лучше — философии и идеологии рынка. Еще лучше, если в пресс-конференции примет участие ньюсмейкер — авторитетное лицо в той или иной области. Все вышеперечисленные факторы позволяют расширить круг заинтересованных журналистов.

В качестве ньюсмейкеров могут выступать члены Оргкомитета выставки, представители федеральных или местных министерств и ведомств, органов государственной власти, руководители общественных организаций, и т. д. Вероятность публикации мнения или комментария ньюсмейкера по тому или иному поводу всегда достаточно высока.

Определение места и времени проведения пресс-конференции. Очень тщательно нужно выбирать дату проведения пресс-конференции. По возможности, это не должны быть понедельник или пятница. Нужно проверить, не намечено ли на этот день каких-то значимых событий и/или пресс-конференций по сходной тематике. Пресс-конференцию лучше назначать на середину дня — чтобы журналисты успели подать вашу информацию на следующий день.

Если пресс-конференция проходит во время работы выставки, то, безусловно, она должна проходить в выставочном павильоне. Журналисты смогут снять не только «говорящие головы», но и «картинку» — работу выставки. Если пресс-конференция проходит накануне выставки, то лучше выбирать известные места — например, конференц-залы информационных агентств.

Приглашение участников и СМИ. Приглашение участников пресс-конфренции — традиционная канцелярская процедура, включающая подготовку письма, личное извещение редакторов отделов новостей по телефону, распространение информации о пресс-конференции через информационные агентства. За три дня необходимо послать повторное приглашение, а накануне сделать контрольный обзвон. Это позволяет узнать, получено ли приглашение и сколько журналистов следует ожидать.

Подготовка материалов и оформление зала. Материалы для пресс-конференции выставки включают регистрационные листы для аккредитации СМИ, пресс-кит (пресс-релиз конференции, информация о выступающих, копии речей или тезисы выступлений, пресс-релиз выставки, буклет и пригласительный билет выставки, фотографии и пр.). Оформить зал для проведения пресс-конференции желательно в общей стилистике выставки, необходимо позаботиться об оборудовании его аудиоаппаратурой и микрофонами. В ход пресс-конференции вносят значительное оживление наглядные материалы, поэтому по возможности необходимо применять видеопроекторы, компьютеры и другие технические средства. Дополнительный интерес к пресс-конференции может привлечь необычное место проведения: парк, заводской цех, кабинет высокопоставленного чиновника.

Проведение пресс-конференции. Организационное обеспечение пресс-конференции включает обеспечение работы технических средств, звукозаписи, регистрацию журналистов, назначение ведущего, подготовку вопросов из зала для начала диалога со СМИ.

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

FINE POINT

Организация работы пресс-службы на выставке

Организацию работы пресс-службы на выставке можно разделить на три этапа: предвыставочный, или подготовительный, выставочный, поствыставочный (см. Рис. 7.5.)

Предвыставочный этап

Залогом результативности работы пресс-службы на выставке выступает предварительная подготовительная работа:

• разработка системы информационных поводов;

Выставка не только является событием, она содержит в себе огромное количество информационных поводов, которые вместе или по отдельности интересны широкому кругу журналистов. В выставке заложен мощный потенциал для установления контактов с прессой и возможности для продвижения интересов выставочной компании.

Для того чтобы привлечь наибольшее количество представителей СМИ на выставку, необходимо разработать систему информационных поводов. Чтобы создать максимальное количество поводов, необходимо разделить выставку на отдельные сегменты и приглашать журналистов на каждое мероприятие в отдельности: собственно на выставку, на пресс-конференцию в день открытия, на церемонию открытия, на мероприятия деловой программы, на шоу-программы, конкурсы или фестивали, на презентации и т. д.

Церемония открытия и предваряющая ее пресс-конференция привлекают журналистов тем, что в них обычно принимают участие персоны, интересующие те или иные средства массовой информации. Благодаря выставке, журналист получает возможность доступа к VIP персоне.

Также журналистов интересуют и мероприятия, проходящие в рамках выставки. Прежде всего, это касается деловой программы. С одной стороны, представляют интерес актуальные вопросы той или иной сферы деятельности. С другой стороны, в этих мероприятиях принимают участие руководители государственных структур и ведомств, что, как уже говорилось выше, также привлекает внимание общественности.

• приглашение журналистов;

Процесс приглашения журналистов является одной из важнейших составляющих этого предвыставочного этапа. Наиболее целесообразным считается приглашение СМИ за 2 недели до начала выставки: редактор издания должен успеть ознакомиться с приглашением и назначить журналиста в случае, если тематика выставки его заинтересовала.

Лучше всего сочетать разные формы приглашения: direct-mail, рассылку по факсу именных писем, рассылку писем по электронной почте, рассылку пригласительных билетов, личные звонки.

Через несколько дней после рассылки желательно уточнить, кто из адресатов принял решение о посещении выставки или проходящих в ее рамках мероприятий. Для этого необходимо позвонить всем приглашенным. Во-первых, еще раз напомнить о себе. А во-вторых, подобный звонок усилит вероятность того, что журналист все-таки придет. Возможно, что именно этот звонок повлияет на принятие положительного решения. Звонить необходимо за 2–3 дня до начала выставки или мероприятия.

• подготовка пресс-релиза;

Очень важным моментом предвыставочного этапа также является подготовка пресс-релиза, так как именно от его качества и информационной насыщенности будет зависеть, появятся ли в газетах публикации, и если появятся, то какого они будут характера и объема. Можно к началу выставки подготовить несколько пресс-релизов, освещающих различные информационные поводы.

• организация пресс-центра;

На подготовительном этапе необходимо продумать концепцию пресс-центра выставки: месторасположение, необходимое оборудование и материалы, оформление, количество занятых в пресс-центре сотрудников.

Пресс-центр необходим для оказания содействия прессе. Поэтому прежде всего он должен располагаться таким образом, чтобы его можно было легко найти. Размеры и устройство пресс-центра должны быть связаны с объемом возможных потребностей, но он должен быть достаточно большим, чтобы нормально функционировать в обычном режиме и сохранять работоспособность в периоды наибольшего наплыва журналистов. Оформление пресс-центра не должно выбиваться из общей концепции внутреннего пространства выставки.

Можно выделить 2 вида выставочных пресс-центров:

• пресс-центр, который предназначен только для регистрации и аккредитации прессы

• пресс-центр, который предназначен не только для регистрационной работы, но и для проведения мероприятий: брифингов, пресс-конференций, презентаций и др.

Иногда в выставочной практике экспонентам предлагается такая услуга, как «information racks»: т. е. расположение в пресс-центре своих пресс-релизов или пресс-китов, содержащих информацию о компании, фотографии продукции/экспонатов. Это интересно как для представителей СМИ, т. к. информация и материалы специально подготовлены для размещения в СМИ и не нужно «выпытывать», что интересного представлено на выставке, так и для компаний-участников, т. к. расширяет спектр их рекламно-информационных инструментов на выставке.

Некоторые компании видят роль пресс-центра немного шире, чем аккредитация и информирование прессы. Например, в рамках Форума «Технологии безопасности 2006» в пресс-центре была организована интерактивная студия, в которой проводились интервью и в режиме реального времени транслировались в Интернете.

Выставочный этап

Во время работы выставки пресс-служба должна быть в постоянном контакте с журналистами и обеспечивать им благоприятные условия для работы. Пресс-служба должна выполнять следующие функции:

• регистрация представителей СМИ;

• организация и проведение пресс-конференций, брифингов и пресс-туров по выставке;

• организация интервью с руководителями выставки, почетными гостями и компаниями-участниками экспозиции;

• подготовка и распространение общей информации о выставке для СМИ;

• организация и проведение специальных событий;

• подготовка и оперативная публикация актуальных новостей о главных событиях;

• PR консультации по организации деловой и презентационной программы;

• подготовка и выпуск пресс-бюллетеней, периодического издания выставки;

• мониторинг публикаций по итогам выставки, составление дайджеста.

Достаточно результативным на выставке является выпуск оперативных пресс-релизов по итогам каких-либо событий, состоявшихся во время проведения выставки: пресс-конференция, приезд VIP персоны, проведение семинара, конференции или конкурса и т. д. Это практикуют далеко не все выставочные компании, так как процесс выпуска бюллетеней достаточно трудоемкий и требующий постоянной работы как минимум 2 человек.

Распространение оперативной информации о выставке осуществляется по ряду каналов:

• распространение пресс-релизов и пресс-бюллетеней;

• выпуск репортажей с выставки на телевидении;

• организация «прямых включений»;

• организация конференций он-лайн;

• «горячая линия».

Поскольку процесс производства новостей и их регулярного выпуска требует определенных затрат (особенно в напряженной выставочной ситуации), пресс-служба должна правильно распорядиться полученными информационными поводами. Главная задача — распространить, причем распространить достаточно оперативно, выставочные новости среди СМИ — участников выставки, информационных агентств, газет и специализированных изданий. Пути распространения традиционны: факс и электронная почта. Если у выставочной компании есть собственный сайт, прежде всего новость необходимо опубликовать на нем и в тексте пресс-бюллетеня дать на него ссылку.

Практика показывает, что одними из самых оперативных изданий являются Интернет-газеты. Очень эффективным способом распространения оперативной информации являются телевизионные репортажи в выпусках новостей. Многие новостные передачи охотно откликаются на приглашение посетить выставку. Вероятность их интереса к выставке усиливается присутствием VIP персон.

Еще один способ распространения информации о выставке — организация «прямых включений» на радио. Технологически, если есть договоренности с ведущими радиопрограмм, все очень просто — достаточно иметь под рукой телефон с относительно приличным качеством связи.

Поствыставочный этап

Главная задача, которая стоит перед пресс-службой в поствыставочный период — собрать все вышедшие в СМИ материалы по итогам работы выставки. Это полезно как для правильной оценки деятельности пресс-службы, так и для понимания вызванного выставкой общественного резонанса. Контроль за сообщениями всей прессы является очень большой работой, поэтому некоторые компании мониторинг прессы заказывают рекламным агентствам или специализирующимся на этом фирмам. Тем не менее пресс-службе вполне по силам осуществить мониторинг самостоятельно.

Существует несколько способов для достижения наилучшего результата, которые необходимо использовать комплексно: обзвон журналистов по регистрационным листам, мониторинг прессы в период проведения и в течение месяца после окончания выставки, поиск в электронных архивах СМИ и в Интернете по ключевым словам.

Все полученные материалы собираются в отдельную папку и по необходимости формируются в пресс-дайджест. На каждой вырезке следует указывать названия издания, дату выхода и номер газеты. Для большей наглядности можно вместе со статьей вырезать шапку издания. Оформленный таким образом дайджест производит достаточно сильное впечатление на клиентов.

Источник: РИА «Проэкспо», г. Москва

При продвижении выставочного проекта большую роль играют технологии маркетинг-микс с серьезной рекламно-информационной составляющей. Самым эффективным и дорогим маркетинговым инструментом являются личные продажи, которые включают несколько этапов, каждому из которых соответствует определенный подход к рекламно-информационному сопровождению. Используется несколько взаимно дополняющих методов: телемаркетинг, работа на конкурентных и смежных выставках, презентации и переговоры.

Успех формирования и продвижения выставочного мероприятия зависит от правильного выбора стратегических партнеров, которыми могут быть ТПП, профессиональные союзы и предпринимательские объединения, государственные структуры, агентские и выставочные компании. Партнеры, обладая авторитетом и знанием рынка, целевыми адресными базами, зачастую собственными СМИ, оказывают неоценимую помощь в продвижении выставки. Отдельным институтом в продвижении выставочного проекта является система спонсорства.

Эффективной технологией прямого маркетинга является прямая рассылка, активно используемая выставочными организациями. Вопросы содержания почтового отправления, планирования и контроллинга, просчета эффективности почтовой рассылки, рассматриваемые в данной главе, являются ключевыми для успеха кампании.

Активно применяется в выставочном бизнесе стимулирование сбыта, включая широкий спектр платной деятельности по продвижению: демонстрации, промо-акции, купоны, скидки, премии, сувениры, дополнительные услуги, конкурсы и пр.

технологии прямого маркетинга и рекламы приобретают особую специфику при выходе выставки на международные рынки. При определении кампании по продвижению выставки за рубежом необходим серьезный маркетинговый анализ, правильный выбор партнеров по комплектации и продвижению выставки (агентств, издательств, туристических Компаний, офисов содействия торговле и т. д.), преодоление культурных и языковых различий. Стратегия, предлагаемая авторами — стратегия концентрации (на определенных рынках и определенных маркетинговых инструментах).

Выставка имеет специфические механизмы рекламного сопровождения и PR в силу ее «событийного» характера, позволяющего устанавливать содержательные связи со СМИ и государственными, профессиональными и прочими институциональными образованиями.

Рекламная кампания выставки в СМИ — эффективный путь для продвижения проекта. Кампания в масс-медиа включает маркетинговый анализ целевой аудитории, определение целей, задач и бюджета рекламного плана, разработку творческой стратегии, составление медиа-плана, который отражает этапы рекламной кампании выставки. Медиа-план выставки определяет категории СМИ, рекламные носители, варианты размещения рекламы, календарный план и интенсивность подачи рекламы.

Рекламная кампания выставки подразделяется на информативную, увещевательную, агрессивную, и каждый этап имеет свои цели и соответствующий инструментарий. Содержание и оформление рекламных и информационных материалов выставки рассматривается более подробно в Главе VIII.

При взаимодействии со СМИ выставочная дирекция разрабатывает различные схемы взаимоотношений (покупка площадей, бартер, спонсорство).

Современной, динамично развивающейся информационной технологией является продвижение выставки в сети Интернет. Используются промо-сайты выставки, корпоративные сайты, виртуальные выставки, информационные порталы, а также средства интернет-маркетинга — e-mail маркетинг, баннерный обмен, регистрация в поисковых системах и каталогах.

Огромную роль в продвижении выставки играют PR технологии, которые включают такие основные направления, как работа с профессиональными и общественными объединениями, обеспечение государственной поддержки выставки, PR в СМИ, презентации и специальные проекты выставки, методическая деятельность, исследования и статистика, общественная деятельность, паблисити, международные связи.

Интегрированная система коммуникаций обеспечивает диалог между организатором выставки и потребителем. Ее ключевые идеи: личный контакт, креатив, создание собственных каналов коммуникации, выход за временные и пространственные рамки собственно выставки (в трактовке «рынка как пространства»), активное внедрение мультимедийных технологий и Интернета.

1. Peter D. Benett, ed., Dictionary of Marketing Terms, Chicago, American Marketing Association, 1995

2. Котлер Ф. Маркетинг-менеджмент/ Пер с англ. — СПб.: Питер, 2002.

3. Kirchgeorg, Dornscheidt, Giese, Stoeck Trade Show Management, Gabler, 2005. P.672

4. Там же. P.674

5. Там же. P.676

6. Morrow S.L., The Art of the Show, Second Edition. IAEM Foundation, Dallas, Texas, 2001. - P.131

7. Блэк С, Ведение в паблик рилейшнз. — Ростов на/Д.: Феникс. — 1998. — С.40

8. Morrow S. L., The Art of the Show, Second Edition. IAEM Foundation, Dallas, Texas, 2001. - P.99

9. Котлер Ф. Маркетинг-менеджмент/ Пер с англ. — СПб.: Питер, 2002.

10. Schiffman L.G., Kanuk L.I., Consumer Behavior. Englewood Cliffs, N.Y., 1983

11. Louis W. Stern and Adel I., El-Ansary. Marketing Channels. 5th ed., River, N.J. Prentice Hall, 1996

12. Батра, Раджив, Майерс, Джон Д., Аакер, Дэвид А, Рекламный менеджмент/Пер. с англ. — 5-е изд. — М.; СПб.; К: Издательский дом «Вильямc», 1999 — С.228

13. Там же. С.240

14. Schiffman L.G., Kanuk L.I., Consumer Behavior. Englewood Cliffs, N.Y., 1983

15. Молчанова E. Интернет-маркетинг для выставочной индустрии, Promo.ru

16. Индустрия рекламы. 2006. № 11. с.68

17. Молчанова Е. Интернет-маркетинг для выставочной индустрии, Promo.ru

18. Stolpmann, с. 62

19. Шашуа P. Expo сегодня. 2005. № 3

20. Morrow, Sandra Lynn, The Art of the Show, Second Edition. IAEM Foundation, Dallas, Texas, 2001. - p.568

21. Материалы обучающего проекта «Бистро»: сб. «С выставкой на ты». Н.Новгород.: Промграфика, 2002. - 108 с.

22. Молчанова Е., Интернет-маркетинг для выставочной индустрии, Promo.ru

23. Блэк С, Ведение в паблик рилейшнз. — Ростов на/Д., 1998. — С.78

24. Rosser Reeves, Reality in Advertising, New York, Alfred A Knopf, 1960

25. Губернаторов В. Деловые люди лоббируют во власти//Советник. — 1997. - № 12. — С. 34–35

26. Музыкант В.Л. Реклама: Международный опыт и российские традиции. — М.: Право и закон, 1996. - 220 с.

27. Morrow S.L., The Art of the Show, Second Edition. IAEM Foundation, Dallas, Texas, 2001. - P.120

Примечания:

1

В составлении обзора истории развития выставок и ярмарок в России использованы материалы:

Никитин Ю.А. Выставочный Петербург. От экспозиционной залы до Ленэкспо. — Череповец: Полиграфист, 2003;

Петелин В.Г. Выставочный менеджмент: технологии и ноу-хау. — М.: ИПКИР, 2002.

12

При составлении таблицы указывается количество (тираж), объем рекламной поддержки, а так стоимость по каждой позиции