17

Льготы и компенсации при использовании личного автомобиля работника в служебных целях

В настоящее время нередки случаи, когда работодатель при заключении трудового договора с работником обязательным условием ставит наличие у работника личного автомобиля и его использование в служебных целях. В результате работник на собственном автомобиле выполняет служебные поручения. В этом случае трудовое законодательство обязывает работодателя выплачивать работнику компенсацию и возмещать расходы.

В соответствии с положениями ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику должны выплачиваться компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаться расходы, связанные с их использованием.

Таким образом, если работник использует свой личный автомобиль в служебных целях, он вправе требовать от работодателя соответствующих компенсаций.

Условия, при выполнении которых у работодателя возникает обязанность компенсировать работнику использование автомобиля и возмещать расходы, следующие:

1) автомобиль используется самим работником;

2) использование производится в интересах работодателя;

3) работодатель выразил свое согласие на то, чтобы работник использовал личный автомобиль в служебных целях или, по крайней мере, в курсе такого использования.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ в пользу работника должны производиться два вида выплат:

1) компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта;

2) возмещение расходов, связанных с его использованием.

Для того чтобы согласовать размер компенсации и возмещения расходов, работнику и работодателю необходимо заключить письменное соглашение.

В таком соглашении целесообразно указать:

1) технические и регистрационные данные используемого автомобиля;

2) права работника в отношении автомобиля (собственность, владение на основании доверенности и др.);

3) порядок использования автомобиля (время использования, возможные ограничения).

Размер компенсации определяется сторонами трудового договора самостоятельно и фиксируется в письменном виде, а документальным основанием для осуществления выплаты данной компенсации является приказ работодателя.

Как мы видим, стороны вправе установить любой размер компенсации, но для целей налогообложения прибыли расходы на выплату компенсации будут учитываться только в пределах норм, устанавливаемых Правительством РФ, в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

Такие нормы в настоящее время установлены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»:

1) по легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 см2 включительно – 1200 руб. в месяц, а свыше 2000 см – 1500 руб. в месяц;

2) мотоциклы – 600 руб. в месяц.

Эти нормы используются также для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Необходимость выплаты компенсации за использование личного автомобиля является общеизвестным фактом. Однако не все знают, что помимо компенсации работодатель обязан также возмещать работнику расходы, связанные с таким использованием (затраты на горюче-смазочные материалы, расходные материалы и т. п.).

Размеры возмещения расходов также определяются в письменном соглашении между работником и работодателем.

Документальным основанием являются представленные работником документы: чеки АЗС, товарные чеки на запчасти, квитанции об оплате со станций техобслуживания и т. д.

Поскольку автомобиль принадлежит работнику, очевидно, что последний использует его также и в личных целях в нерабочее время. Поэтому предприятие вправе компенсировать затраты на ГСМ и запчасти только пропорционально времени использования автомобиля в производственной деятельности.

Для этого предприятию необходимо составить соответствующие расчеты. В отношении ГСМ нужно определить норму расхода бензина на километр и посчитать количество километров, пройденных автомобилем в процессе использования его работником в служебных целях (что должно быть подтверждено маршрутными и путевыми листами).

По запчастям, можно составить пропорцию в соответствии с временем использования автомобиля для служебных и для личных целей.

Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 были установлены следующие нормы:

1) организации включают в себестоимость продукции (работ, услуг) затраты на компенсацию своим работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок по утвержденным им предельным нормам;

2) организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут применять указанные нормы с повышением до 10 % в зависимости от конкретных условий эксплуатации легковых автомобилей;

3) Министерству финансов РФ необходимо установить условия выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок, а также порядок применения предельных норм, предусмотренных указанным постановлением, в бюджетных учреждениях и организациях.

В связи с этим Министерство финансов РФ установило указанные ниже положения.

1. Компенсация выплачивается работникам предприятий, организаций и учреждений за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей. Выплата производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

2. Размеры компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля иностранных марок выплачивается в тех размерах, к какому классу автомобиля по своим техническим параметрам может быть приравнен этот личный легковой автомобиль.

3. Основание для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, – приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.

Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.

В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

4. Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации, учреждения копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Компенсация работникам организаций и бюджетных учреждений, использующим для служебных поездок личные легковые автомобили, выплачивается в пределах ассигнований на содержание легковых автомобилей, предусмотренных на эти цели по смете соответствующих организаций, учреждений.

Компенсации руководителям организаций и бюджетных учреждений выплачиваются с разрешения вышестоящих органов управления (организаций).