После того как вы закончили работу над текстом, вам предстоит еще одно, не менее важное, дело – его надо распечатать. Правильная технология печати избавит вас от многих проблем.

Перед печатью необходимо в первую очередь изучить общий вид документа. Ведь в процессе работы разделы могли «съехать», подписи оторваться от рисунков и таблиц, названия разделов – от основного текста. Сделать это можно, воспользовавшись кнопкой Предварительный просмотр панели инструментов либо аналогичным пунктом меню Файл. В результате документ будет отображен в специальном режиме – режиме просмотра, в котором вы сможете увидеть его общий вид, то есть увидите его именно таким, каким он будет представлен при распечатывании на бумаге (рис. 6.1).

Рис. 6.1. В режиме предварительного просмотра можно увидеть уменьшенную копию документа

Обратите внимание, что в этом режиме в окне редактора Word помещена дополнительная панель инструментов Просмотр, на которой расположены кнопки, позволяющие управлять режимом просмотра.

Режим предварительного просмотра нужен, чтобы можно было увидеть документ целиком. Это необходимо, например, тогда, когда требуется определить, как размещены элементы титульного листа, или узнать, не вышла ли на следующую страницу большая таблица или схема. В окне предварительного просмотра вы можете увеличить проблемные блоки документа, чтобы точнее определить, почему текст выглядит не так, как вам бы хотелось. Воспользовавшись кнопкой Увеличение, вы превратите указатель мыши в лупу, а щелкнув на странице документа, сможете таким образом увеличить ее.

Примечание

В режиме предварительного просмотра вы можете внести в документ необходимые правки. Для этого установите курсор в нужной строке, нажмите кнопку Увеличение. Когда указатель в виде лупы примет форму буквы I, внесите в документ необходимые изменения. Восстановить исходный масштаб изображения можно, повторно нажав кнопку Увеличение.

В окне предварительного просмотра можно также изменять масштаб отображения страниц документа. Вы можете вручную установить масштаб в одноименном поле, выбрав значение из списка или же задав его вручную. Кроме этого, можно задать количество страниц, отображаемых в режиме просмотра – для этого предназначена кнопка Несколько страниц. Воспользовавшись этой кнопкой, можно указать, какое количество страниц должно быть размещено в окне предварительного просмотра редактора Word, возможные значения – от двух до шести (рис. 6.2). Если вы хотите увидеть общий вид вашей страницы, вам пригодится кнопка Страница целиком; если вы не видите всех необходимых элементов страницы, можете воспользоваться кнопкой Во весь экран. Документ будет развернут на весь экран монитора, а лишние интерфейсные элементы – строки меню – исчезнут. Вернуться в обычный режим отображения можно будет с помощью появившейся кнопки Вернуть обычный режим.

Рис. 6.2. В режиме предварительного просмотра может отображаться несколько страниц

Иногда при создании документов Word, состоящих из нескольких страниц, на последней странице может остаться немного текста. Специальный инструмент Word – подгонка страниц – поможет изменить форматирование документа таким образом, чтобы текст представлял собой более-менее полные страницы. Заметьте, что эта функция доступна только в режиме предварительного просмотра. Для этого предназначена кнопка Подгонка страниц. Правда, при этом редактор Word уменьшает размеры всех шрифтов, используемых в документе. Если ваша работа должна иметь определенные параметры форматирования, применять этот инструмент редактора Word не рекомендуется.

Вернуться из режима предварительного просмотра в обычный режим можно, воспользовавшись кнопкой Закрыть, расположенной на панели инструментов Просмотр.

Количество производителей и моделей принтеров очень велико. При использовании каждой модели окно настройки принтера принимает свой вид. В рамках этой книги невозможно детально описать настройку конкретных принтеров, поэтому поговорим об общих принципах работы принтеров и некоторых секретах печати документов.

Перед началом распечатывания убедитесь в некоторых, на первый взгляд, элементарных вещах, о которых часто забывают пользователи.

В первую очередь, проверьте, включен ли принтер, подсоединен ли он к компьютеру и находится ли в рабочем режиме. Последнее можно определить по специальному индикатору, размещенному на панели управления принтера. Индикатор должен гореть, но ни в коем случае не мигать. Не забудьте заправить в принтер бумагу.

Для печати документа необходимо выполнить команду Файл > Печать. На экране появится окно Печать, в котором следует настроить соответствующие параметры.

Примечание

Запустить печать документа можно также с помощью кнопки Печать, расположенной на панели инструментов Стандартная. В этом случае документ будет отправлен на печать с настройками, заданными по умолчанию, то есть будет распечатана одна копия всех страниц документа на используемом по умолчанию принтере.

Одним из самых важных параметров является имя принтера, на котором вы будете распечатывать документ. Увидеть его можно в поле имя, расположенном в верхней части окна Печать. Убедитесь в том, что выбран именно тот принтер, который готов к печати. Увидеть список всех установленных в системе принтеров, а также изменить активный принтер можно, раскрыв этот список (рис. 6.3).

Рис. 6.3. Настройка параметров печати доступна в окне Печать

В окне Печать можно задать различные параметры печати. Наиболее часто используемые параметры устанавливают в области Страницы. Здесь с помощью переключателя вы можете выбрать, распечатывать все страницы документа (положение все) либо самостоятельно установить, что же именно следует распечатать. Положение переключателя текущая означает, что будет напечатана та страница, на которой установлен курсор. Если же вы хотите распечатать страницы с определенными номерами или в определенном диапазоне (например, с 5 по 10), установите переключатель в положение Номера. В соответствующей строке можно задать номера страниц для печати, отделяя значения запятой. Запись вида 3–7 означает печать диапазона страниц – с третьей по седьмую.

Не рекомендуется сразу отправлять на печать всю работу, лучше распечатывать документ небольшими блоками, по несколько страниц. Ведь просмотрев напечатанное, вы можете вдруг обнаружить, что что-то пропустили или забыли вставить. Вам придется подкорректировать работу и распечатать ее вновь. Если вы запустили печать не всех страниц, у вас останется меньше бумажного мусора. Существует еще одна причина, по которой не рекомендуется распечатывать сразу весь документ, особенно если он большой по размеру, – в этом случае печать будет происходить медленнее, так как компьютеру и принтеру доведется обмениваться между собой большими объемами данных.

Примечание

Установив переключатель в положение печать в файл, вы сможете сохранить распечатываемые страницы в отдельном файле. Эта функция полезна, когда необходимо распечатывать документ на другом принтере.

В окне Печать доступны также следующие параметры.

• В раскрывающемся списке Включить задают страницы выбранного раздела документа, которые будут напечатаны. Здесь можно выбрать одно из трех значений: Все страницы диапазона, Нечетные страницы или Четные страницы. Последние два пункта необходимо использовать, если вы распечатываете документ с двух сторон: тогда будет удобно распечатать сначала нечетные страницы, а потом, на обратной стороне, четные.

• С помощью раскрывающегося списка Напечатать определяют раздел документа, который будет напечатан. При этом можно распечатать документ, сведения о нем, стили, исправления и элементы автотекста.

• Для печати нескольких экземпляров документа предназначена область Копии. Здесь вы можете задать количество копий, которое необходимо распечатать. Установив флажок разобрать по копиям, вы сможете задать печать копий в определенном порядке – сначала будут распечатаны все первые страницы, потом – все вторые и т. д.

• В некоторых случаях необходимо при печати разместить несколько страниц на одной. Например, с целью экономии бумаги вы таким образом можете распечатать черновик для подготовки к защите работы. Для настройки соответствующих параметров следует воспользоваться раскрывающимся списком число страниц на листе. По умолчанию здесь выбрано значение 1 страница, но вы можете установить любое другое.

После настройки всех параметров нажмите кнопку ОК для запуска печати.

Примечание

Не пугайтесь, если сразу после подтверждения печати ничего не будет происходить. Если файл, отправленный на печать, большой или принтер находится в локальной сети, то для начала процесса понадобится некоторое время.

Доступ к дополнительным настройкам, касающимся работы принтера, можно получить, воспользовавшись кнопкой Свойства окна Печать.